專案多、人手少,怎樣成功破局,保障關鍵項

大家做專案時都在摩拳擦掌,希望自己企業可以提供充足的後備資源,讓自己可以成功實現專案願景。但是,多數人都沒有如此“背靠大樹好乘涼”的優待,即使是比較有實力的企業,若是開啟的專案業務較多、專案週期偏長,大家要做的事情偏多,也會出現人手不足的情況。

如此若企業不能夠擴張人力資源,要麼專案成員陷入“不合理”加班,而可能引起人才流失,人手更緊張;要麼企業手上的專案或任務出現延誤或失敗。

因此,在專案任務多、人手不足時,管理者要想辦法及時打破僵局才能保障專案的成功率。

專案多、人手少,怎樣成功破局,保障關鍵項

一、彙總展示所有專案、人員工作內容

當發現手上事情過多,但是卻無人可用時,與其不顧成員感受給大家硬塞工作,不如花時間重新好好整理手頭上事宜,進行重新規劃。

1、羅列所有任務線

這個做法有點類似庫存檔點,即:我們需要將所有專案的工作任務內容等資訊都羅列出來。如此就可以清清楚楚地看到每個專案的進度、所用的人力情況,以及專案時間上的任務安排、所需週期等;同時,也可清晰地將所有專案參與人員所負責的任務等都一一展現。

2、向領導直觀展現

當做了一個大的歸納總結後,管理者可以從專案角度或人員角度兩個方向去分析專案人力資源的情況。這也是專案經理的目的所在,畢竟高層領導經常分派任務時,都是強調自己想要的結果,沒有直觀將問題擺在對方眼前,領導根本意識不到或難以認同專案團隊因人力不足完成不了的事實。

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二、擺事實讓管理者分清任務輕重緩急

走完“擺事實”的流程後,專案經理就需要進入與領導“講道理”的階段了。

專案經理是專案執行負責人,對專案的情況最清楚,也需要對專案結果負責;同時,作為專案成員的直接管理者,如果專案經理不能合理地安排他們的任務,就會容易失去信服力。

因此,當專案出現人力不足的情況,專案經理應主動與企業管理者溝通關於各個專案以及任務的輕重緩急,確立優先順序排序,如此才能儘可能的保障專案的成功。另外,當不斷有新任務或新專案提出時,專案經理更要及時管理者進行現狀分析,讓其充分了解企業資源情況,明明不足以支撐,卻都想要抓,那麼就難免出現“芝麻、西瓜”都丟的可能。只有清晰認知,並進行合理的任務安排,將資源最大化排程,甚至有時需要有所捨棄,才能讓企業真正獲益。

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三、充分了解專案成員職能便於分配

在理清專案任務的同時,我們最主要還需要了解清所有專案成員手上的專案、工作任務,以及其工作時間、強度與難度等,如此才是對自己團隊人力情況的最深層認知。

我們知道,專案團隊中大家分工合作、各司其職,涉及的崗位各種各樣,管理人員的知識儲備再強,有時也不能完全實際理解所有崗位技能。所以就需要專案經理主動充分地瞭解團隊中每個人的技能與優缺點,以及其職能相關的評估標準等。如此,管理者才能將所有成員的工作安排得遊刃有餘,在人力不足時讓大家既不會出現有的人被強力加班,有的人卻還有空閒的不合理情況。同時當有新的需求或專案時,專案經理也能很清楚知道自己手上有無可做事之人,不會盲目接手安排。

另外,每個團隊都會出現新人進組的情況,管理人員在進行安排時一定要考慮到新成員的磨合期。這時新人的任務完成能力會有所欠缺,專案經理在進行任務分配時要將這個因素考慮其中,給與更長的時間週期,避免影響專案推進。

專案多、人手少,怎樣成功破局,保障關鍵項

四、運用風險預警機制分析評估危害度

所有專案工作中都少不了風險的監測,而人力資源不足就是風險之一。因此當大家進行專案管理時,透過以往資料的分析,現實專案資料的實時監控,就可以進行評估對比,在出現人力緊缺之前採取相應措施。

即使不能在事情發生前阻止,那麼在出現人力問題後,組織也應該運用風險機制應對,謹慎評估這種問題可能對專案帶來的危害影響力。如此才能根據實際情形,制定出將風險降至最低的人力資源方案,透過調整儘量讓關鍵性任務得到完成。

專案多、人手少,怎樣成功破局,保障關鍵項

當然,所有將領都希望自己的手上的兵多,而如何讓少量的兵變得優質併發揮出最佳實力,才是最能體現領導者實力的。專案工作的資源管理是不少中小型企業的難題,其中人力問題更是重要環節,因此,任何時候都需要有條有理地處理問題,時刻謹記最主要的目標,以企業利益為中心原則,才能讓大家不會顧此失彼,從而保障主要專案的成功。

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