看板:促進協作和提高生產力的有效方法

看板是一種簡化的工作流管理系統,旨在實現生產過程中的效率和敏捷性。它通常用於軟體開發,但側重於逐步改進業務的各個領域,而不僅僅是IT領域。

20世紀40年代初,看板由日本豐田汽車(Toyota)開發,其設計目的不是取代專案管理,或充當一種開發方法。相反,它專注於建立更好的工作流結構,改善已有的流程。

看板還能幫助你的企業限制積壓的在製品(WIP)數量。它致力於支援企業強大的領導力、組織透明度、團隊合作、開放式溝通和協作。藉助看板,企業可以將無形的任務視覺化,避免優先順序受到忽略,幫助所有人瞭解要做什麼。

看板和看板卡片

看板是看板策略的主要工具。它可以是物理板(如白板),也可以是幫助部門跟蹤任務及其進度的虛擬板。使用看板卡片跟蹤進度,看板卡片可以像便利貼那樣簡單,能夠自由移動,或者像虛擬卡片那樣,可以拖放至看板不同的列中。

看板:促進協作和提高生產力的有效方法

看板上每一列代表一個階段。例如,第一列可能包含需要完成的“積壓”任務,另一列可能包含“今日”任務或“本週”任務,你可以將你需要立刻關注的任務拖拽至此列。選擇要包含在看板卡片中的任務,最好任務足夠小,以免花數週時間來完成。另外,你還應避免將任務分解到看板堆滿卡片的程度。選擇那些與你清單上的事項相匹配的任務,不過,這些任務能夠迅速解決,從而保持團隊的積極性。

看板階段

在為看板建立階段時,沒有指定模板。一般規則是保持看板簡單,避免將完成每項任務所需的步驟複雜化。儘管每個企業都能為每一列自由選擇類別,但大多數看板包含以下階段:

等待中——此列通常包含你們團隊負責的積壓任務。這些任務處於等待狀態,有空才著手。一旦啟動,你就可以將任務移到今天的特定任務列,或者“進行中”之列。

進行中——此列包含當前正在處理的所有任務。有時也叫做“正在執行”列。一旦你選擇要處理的新任務,只要你正在處理,這個任務就會被移至此列。

已完成——此列不言而喻,但一旦任務完成,它就會被移至最終的“已完成”列。

阻塞——如果無法完成任務,或由於什麼原因任務進度暫停或停止,那麼任務將移至“阻塞”列,直到任務重新開展為止。

看板工具

如今,看板已廣泛用於敏捷軟體開發和許多非IT業務,比如會計、零售、醫療保健等所有商業領域,並用於所有型別的專案。要充分利用看板,需要軟體來顯示看板,並嵌入看板的工作流程。

8Manage的看板功能基於專案管理方法設計,有助於視覺化活動和責任、促進專案日程安排和進展管理,幫助企業提高生產力、減少浪費和提高質量。

看板:促進協作和提高生產力的有效方法

視覺化工作流程是看板的重要實踐。

8Manage看板功能

包含專案、資源、問題、可交付成果等看板,可讓你快捷檢視專案情況,專案問題一目瞭然。

專案看板:

• 快速建立專案;支援使用者按階段、專案型別、進度直觀展示專案工作情況,快捷檢視專案責任。活動計劃直觀,活動快速建立、分配和完成。

資源看板:

•  直觀展示資源工作量飽和程度,可直接透過社交分享,高效便捷溝通,進行資源配置;

問題看板:

•  專案問題管理一目瞭然;可直接拖動問題卡片,快速實現狀態轉換,卡片式樣式直觀展示問題的負責人、優先級別及結束日期等相關資訊,社交分享高效助力問題管理。

可交付成果看板:

•  快捷查詢,視覺化展示專案階段可交付成果、里程碑。

限制正在進行的工作是看板的另一核心宗旨。8Manage看板其中一個主要功能是確保任意時間內都有一定數量的、正在進行的活動專案處於可管理狀態。

設定每個階段的最大專案數,確保只有在有可用容量的情況下才能將卡片“拖拽”到下一個階段。這樣的限制能夠快速突顯出流程中的問題區域,你就可以識別和解決它們。

從簡單的任務管理和專案計劃到複雜的資源和專案組合管理,8Manage看板可以幫助你改善協作並提高工作速度,使你和團隊能夠完成更多工作。

總結

看板有助於企業專注於特定任務直到完成。這個簡單的工作流程管理系統是促進協作和提高生產力的有效方法。

頂部