企業如何做好合同管理,哪種方式更加的高效?

合同管理是企業簽署合同必不可少的一個環節,如果合同管理不善也會成為引發糾紛的根源。目前大多數企業的合同管理仍是採用紙質合同方式,而隨著數字化發展深入,電子合同越來越盛行,並且有效解決了紙質合同管理過程中帶來的低效,風險大等問題。

企業如何做好合同管理,哪種方式更加的高效?

企業如何做好合同管理,首先要了解紙質合同管理中存在哪些問題。

1、紙質合同的審批流程複雜,效率低

紙質合同的審批流程比較繁雜,從部門負責人、法務到管理層、財務等需要多層的審批,而且在審批管理過程中還會因不可控的因素導致審批時間延長,非常影響合同的簽署效率。

2、紙質合同的管理工作量大

小企業還好,合同簽署量小。但是像集團企業、一些大型的企業就比較的麻煩,日常需要簽署大量的合同,涉及各個種類,管理人員需要根據合同型別對相應的紙質合同進行編號,分類甚至是歸檔,重複機械性的工作容易造成人為失誤,並且帶來損失。後續大量的合同查詢起來也非常的不便。

3、紙質合同的管理成本高

管理大量的紙質合同需要專門的儲存室,並且聘請專門的管理員進行合同管理,導致企業需要額外的支付一筆倉儲以及人員的成本。

以上可以看出,紙質合同管理已經不適應現代企業的發展了,尤其是隨著無紙化辦公、遠端協同的趨勢發展,電子合同提供了更加便捷、高效、安全的管理方式。

1、電子合同提高了簽署效率

電子合同的簽署不受時間、地域的限制,只需要透過線上電子合同簽署平臺如籤盾電子合同簽署平臺,可以隨時隨地進行線上簽署,線上審批、線上授權用章,節省了不少時間成本,提高了合同的簽署效率。

2、電子合同管理更加便捷

電子合同簽署完成後,自動會儲存在雲端,企業可以隨地線上歸檔、查閱或者下載,無需專門的倉儲室及管理人員,同時也省去了合同管理手動分類、歸檔等重複機械的操作流程,讓企業合同管理更加便捷,人員高效配置。

3、電子合同管理更加安全

相較於紙質合同管理過程中出現丟失、損毀等問題,電子合同管理是電子資料的管理,儲存在線上,同時透過電子簽名、數字證書、區塊鏈、時間戳等技術手段對資料進行加密上鍊,保證了資料儲存的安全,真實,減少合同糾紛。

頂部