9個最佳化小技巧,讓文件從“及格”到“優良”

你在寫word文件時是否有過這種體驗——基本內容很快寫完了,但讀起來總是缺少一些感覺?本文作者認為,想要最佳化文件,需要增加順滑和吸引力,並總結了9個小技巧,一起來看看吧。

9個最佳化小技巧,讓文件從“及格”到“優良”

關於word文件裡的內容,我們可能會有一種體驗:基本內容花費很長時間寫完了,但是讀起來總是缺少一些感覺。比如你寫完之後,可以打75分,但是想把文件改成85分,難道要重新梳理結構嗎?

尤其是一些產品介紹、解決方案、建設規劃之類的文件,更需要對讀者有一定的吸引力。

最近這段時間我也在探索這方面的方法,簡單總結了9個小技巧,實踐來看有一定的效果。

其實增加的這10分總體來說,就是兩個詞:

順滑、吸引力。

一、關於“順滑”的最佳化技巧

1. 有些名詞記得加“引號”

首先,在文件前幾部分的背景、現狀、整體概述之類的段落中,我們經常會提出一些新詞,或者引入一些名詞、形容詞、比喻詞。而這些詞彙(尤其是重要名詞)需要讓讀者能夠從大段描述中看到。

像寫網文這樣字型加粗、或者換個顏色,這類方法顯然在word文件中不適用,尤其是在段落內部。

所以我的建議是為這些名詞增加“引號”。當然,引號也不能濫用,不然也會讓段落顯得凌亂。但我至今並沒有遇到濫用引號的,更多的是不用引號的情況。

2. 把長句子變短

我們經常在解釋一些處理邏輯,或者關鍵定義時,會“自說自話”地把自己的內在理解直接轉化成文字,從而形成了一個“大長句子”,自己檢查時也不覺得有問題,因為先入為主的你會覺得這段話已經把事情描述清楚了。殊不知這種內容是讀者的災難

讀者需要尋找主語、謂語、形容詞,還要認真區分其中的轉折與前後關聯。

舉個例子,我們上學時做英語閱讀,是不是經常遇到一句話特別地……長,然後我們需要用筆來劃分,最終理解(或者猜)這句話的意思。

而大長句子,就是這種效果。所以,我們一定要跳出自己的思維和閱讀習慣,把大長句子刪減,或者拆成兩句來表達。

3. 合理分段

上述提到的“長句子”也可以透過分段的形式提升表現力,當然更需要分段的,是較為複雜的邏輯說明。

我也經常看到一些“長段落”,裡面不僅邏輯複雜,在“邏輯連線詞”上也存在誤用的情況。這種長段落需要我們合理拆分,透過“回車”這個按鈕讓結構清晰化

同時對於有先後關係的描述,可以採用小編號來強調邏輯和步驟;對於並列關係的描述,可以透過常見的符號來突出邏輯關係。

尤其是描述中涉及到分支、是否之類的巢狀關係,在word文件中如果不注意段落結構,很容易讓讀者凌亂。

因為我的文件大多涉及到工作內容,在此不便截圖說明,但我相信經常寫文件的你能夠感同身受。

4. 詳細的功能說明,只有真正交付的人才會細看

如果我們寫的文件不是需求說明書之類的內部資料,建議不要羅列大量的功能說明。

因為這些功能說明很少有人細看,更多是“一掃而過”,透過目錄結構,重點詞句來了解整個文件的立意。

而且一旦功能說明寫的很具體時,即便前面寫的很有吸引,在看到細節之後就會又把讀者拉回現實。

讀完之後的感受可能就是:

這不就是個許可權管理嗎?這不就是個資料報表嗎?這不就是個跨部門審批嗎?

所以這類的文件,我的建議是簡化功能描述,把一級、二級標題改得有吸引力。具體的改法,可以看下文的第八點。

5. 降低冗餘

這裡主要針對“多種方案”的描述,很多同學會直接把A、B兩個方案整體拆分成兩個章節。而兩個方案中會存在很多相同的功能,這些功能便是“冗餘功能”。

對於存在多種提案的文件,我認為重點有兩個,

一是優劣對比,二是推薦。

如果把多種方案整體拆分,不僅文件“又臭又長”,而且非常不利於對比。所以我的建議是

把共性的內容合併起來,只針對差異性內容分章節描述。

分章節描述也有多種方式:

可以針對每個差異功能獨立對比(如許可權管理:A方案怎樣做;B方案怎樣做,資料統計:A方案怎樣做;B方案怎樣做);

也可以直接把差異性內容歸類為兩部分(如A方案:整體業務流程、許可權管理、資料統計分別巴拉巴拉;B方案:整體業務流程、許可權管理、資料統計分別巴拉巴拉);

還可以列出一些對比表格,就像我們做競品分析時一樣,結論透過表格對比的形式,篩選重點,體現優劣,非常直觀。

多重提案的推薦,則是為了讓讀者更傾向於某一個方案,可以在文件中設計三個方案,把你推薦的放到中間,這也是利用了心理學上的一些技巧。

當然這種方式只能增加機率,並不能保你成功。因為也許對方關注的重點和你不同(此方式摘自《麥肯錫教我的寫作武器》一書,感興趣的同學可以看看我寫的讀後感 )。

9個最佳化小技巧,讓文件從“及格”到“優良”

6. 小細節的詞語修飾

有時一個小的連線詞,或者修飾詞,背後所傳達的意思容易對讀者造成影響,而我們就是要利用這些細節所帶來的影響,讓自己的方案顯得更“有用”。

比如把“需要”改成“直接”。

前段時間我們團隊內部的一個文件裡有這樣一句話,大致的意思是:

“當用戶按照我們的規劃做完第一步之後,需要在平臺的某個功能進行第二步”。

這句話的問題就出在“需要”這個詞上,它會讓讀者感覺到一絲麻煩、複雜,我還要怎樣怎樣才能完成這個業務。

然後我把這句話改成:

“當用戶按照我們的規劃做完第一步之後,可直接在某個功能下進行第二步”。

這樣改完之後,就會讓讀者覺得簡單、方便,我只要這樣做就能完成。

所以同樣的功能,不同的細節詞語,傳達出來的感受便有很多差別。

也許這樣修改之後,讀者並沒有覺察,但這不是我們停止最佳化的理由。

以上幾點,是關於讓文件“順滑”的技巧,下面再介紹三個讓文件提升一些吸引力的方式。

二、關於“吸引力”的最佳化技巧

很多同學寫出來的文件,內容上其實沒什麼問題,但就是覺得“乾乾巴巴”,沒有讀下去的慾望,或者讀完之後沒什麼感覺,也沒記住重點。

我分析其中的一部分原因在於word文件的表現形式,本就難以讓讀者對結構有整體的認知,所以首當其衝的最佳化點,便是讓重點更突出。

1. 讓重點更突出

我們可以採用不同級別的標題樣式,符號樣式等方法來突出重點立意:

比如合理分配二級、三級標題,並將標題內容加以潤色;

比如透過加粗、在段前增加特殊符號來凸顯文章結構;

比如讓重要的一句話單獨分段;

比如增加重點內容前後的間距;

以上技巧都可以嘗試一下,選擇時候自己內容的方式,讓文章的結構清晰展示,把最重要的資訊簡潔地表達出來。

2. 亮點、口號要押韻

對於一些可行性方案、建設規劃、售前材料之類的文件,經常需要提煉優勢、價值。

結合第七條,提煉出來的內容也是重點,

尤其是一句話、幾個詞的優勢說明,最後能夠構成結構押韻、平仄合理的排比式段落。

我也經常看到一些描寫價值的章節,拆了很多條,但是每一條都有兩三句或者更長。這種形式就很難讓讀者記住什麼,也缺少了感染力。所以對於這類情況,我的建議是幾句話的描述可以保留不變,但在每段描述之前,加上幾個字的彙總。而且這些彙總可以作為標題突出顯示。

比如訊息通知功能,提煉標題為

“打破場景束縛,一鍵觸達使用者”

比如跨部門審批功能,提煉標題為

“連通跨域協作,提升管理效率”

前兩天突然靈感乍現,寫了7句排比式標題,大致結構是“XX的XXXX,讓XX‘隨心X’”,感覺是這幾年不錯的文案。不過本人水平有限,提的建議僅供參考,歡迎你有更好的想法與我討論。

3. 痛點和現狀的區別

最後分享一點最近剛剛發現的問題,在很多產品文件中都會有行業現狀、痛點之類的章節。我所理解的這部分描述,其實就是為了找問題,透過現狀提煉出痛點,再通過後續的描述和方案來合理地解決這些痛點。

所以現狀的描述是為了提煉痛點。

而最近在看一些文件時,經常發現只有現狀描述,這樣首先缺乏了對讀者“引導性”,也容易讓後續的方案跑偏。其次準確的“現狀+痛點”描述,能夠引起讀者的共鳴,增加繼續閱讀的意願。同時也會讓讀者在後續的過程中一邊看一邊思考方案的合理性。

所以,檢查一下你的方案,基於現狀引出的痛點到底夠不夠“痛”。

以上9個觀點,便是春節前後和團隊整理解決方案的感受,希望能對你有些幫助,後續的收穫還會持續分享,歡迎持續關注。

三、寫在最後

這樣改完之後,內容其實沒有很大的變化,但文件的整體可讀性和結構性都能夠提升至少一個臺階。

當然,最近也看了一些寫作相關的書,比如前幾天的這本讀後感中提到了“邏輯連線詞”和“把握讀者的情緒”,也都是不錯的提升方案吸引力的方法,今天不再贅述。

去年也寫過關於文件基礎規範的總結,對於文件的格式、段落、圖片樣式、命名規範、錯別字等方面分享了自己的想法(五千字總結【文件規範】的基礎要求)。

本文在具體的內容上沒有給出有價值的建議,當我們透過最佳化之後還是不能達到滿意的程度,那就需要從整體結構和行文立意上重新下一些功夫,而這些內容和自己的行業關聯度比較密切,需要各位透過其他方式來精進了。

最後,希望我們的文件都能“一遍過”!

專欄作家

不想延期,公眾號:不想延期,人人都是產品經理專欄作家。半路轉行的B端泛金融產品,堅持“以實踐驗證理論,以輸出倒逼成長”的目標。點滴珍貴,重在積累

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