電子發票原件歸檔的幾個誤區!儲存這樣的原件,小心稅局不認可

截止目前,發票電子化已基本全面實施。隨著電子發票的到來,財會人員在發票管理方面的手段也隨之改變。

電子發票原件歸檔的幾個誤區!儲存這樣的原件,小心稅局不認可

創意配圖:電子發票,網店徵稅

以前的紙質發票,發票的真偽基本靠會計的經驗,透過手摸、人眼識別等方法來判斷,發票的歸檔儲存只需要儲存紙質檔案,如有丟失、損毀就再也沒辦法復原了。

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而如今的電子發票,雖然不用擔心發票丟失損壞了,但是財務人員在發票報銷管理的環節,需要辨別發票的真偽以及發票檔案的儲存,這些工作是無法用肉眼和人工來完成的,只能依靠軟體工具。

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比如這款《電子發票查重工具》,會計配置完善功能後,只需要掃一下發票二維碼,系統即可自動對發票進行查重以及驗證真偽,同時點選上傳附件,將電子原件一起上傳,系統自動將原件儲存到臺賬,做到了原件歸檔。整個過程幾秒就完成,根本不會耽誤多少時間,極大的提高了工作效率。

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但是在實際工作中,發現許多財務人員對電子發票的歸檔儲存還是存在著誤區。而這些誤區基本都是關於電子發票原件歸檔的。

首先提醒大家:財政部、檔案局、稅務總局要求的是儲存電子發票的原檔案電子檔案,是開具電子發票時才能獲取的,含有電子簽名信息的,沒有經過任何格式轉換的,具有多重電子防偽技術的pdf或者ofd格式檔案!任何第三方都不可能憑空生成電子發票原檔案的。

目前電子發票原檔案歸檔儲存中,存在的誤區有這些:

誤區一

直接拍照、截圖的

拍照和截圖的,檔案格式為jpg或png,這種不是國家要求歸檔的原件。

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誤區二

將上述圖片格式轉換為PDF或ofd格式的

雖然原件只有PDF和ofd格式,但是不是所有的這種格式的發票檔案都是原檔案,將圖片轉換為PDF格式或ofd格式,都不是原件。

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誤區三

在下載ofd格式電子發票版式檔案時選擇了下載 “pdf預覽版下載”。

這裡有很多人搞錯。

大家一定要注意!新版發票目前是隻有!只有!只有!(重要的事情說三遍)OFD格式的,所以我們應該選擇第二個“OFD版式檔案下載”!

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而第三個“PDF預覽版下載”只是因為ofd格式需要專門的閱讀器才能開啟,使用這個只是方便預覽的,就算把它下載下來,他也不是國家要求的原件!

使用《電子發票查重工具|員工版》,能夠排除90%不是原件的發票原始檔。剩下的10%,就需要會計收到發票後,自行判斷咯。

最後提醒會計,一定要記得擦亮眼睛仔細辨認,不然辛辛苦苦儲存的所謂“原件”,卻不被稅局認可,最後竹籃打水一場空!

電子發票原件歸檔的幾個誤區!儲存這樣的原件,小心稅局不認可

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