乾貨:外貿完整的跟單流程,烙印在你心裡了嗎?

乾貨:外貿完整的跟單流程,烙印在你心裡了嗎?

01 客戶詢盤

目前中國出口企業使用B2B平臺和搜尋引擎,全網營銷推廣這些,公司平臺管理員可以分配詢盤給不同業務員,新入職的業務員首先要對平臺以及主營產品深入瞭解。

02 報價

包括郵件報價以及展會、客戶來訪報價。產品報價需要綜合所有資料,必須包含的資料包括:產品型號、包裝、數量、發貨港、交貨期、付款方式等。

03 談判

主要是價格協商以及樣品確認,還包括訂單數量、交貨期、包裝、產品細節、付款方式、發貨港、產品測試、檢驗報告、是否拼櫃等。

04 得到訂單

經過洽談,收到客戶正式的訂單PO(Purchase Order),根據客戶的訂單要求先做一份PI(Performa Invoice)給客戶,PI內容必須詳細,公司都會有範本,抬頭以及收款資訊不需要變更,主要是產品描述,儘量將客戶的包裝、尺寸等各種要求全部表明。客人簽字蓋章發回執。

05 下生產訂單

得到客人的訂單確認後,給工廠下訂單。首先安排工廠按照客人要求打樣,樣品確認後,安排大貨生產計劃,跟進生產進度,確保產品質量,保證至少在交貨期前1周完成大貨。

乾貨:外貿完整的跟單流程,烙印在你心裡了嗎?

06 付款方式

6。1:如果是L/C付款的客戶,通常是在交貨期前1個月確認L/C已經收到,收到L/C後應業務員和單證員分別審查信用證,檢查是否存在不符點或者軟條款,交貨期能否保障,及其他可能的問題,如有問題應立即請客人改證。

6。2:如果是T/T付款的客戶,安排工廠大貨生產前要確認定金已經到賬。

6。3:如果是放賬客戶,或透過銀行D/A等方式收匯等,需跟領導確認。

07 驗貨

7。1:在交貨期前一週,要通知公司QC驗貨員驗貨。如有問題立即返工或者跟客人溝通解決。

7。2:如果客人要自己或指定驗貨人員來驗貨的,要在交貨期一週前,約客戶驗貨並將驗貨日期告知本公司QC。

7。3:如果客人指定由第三方驗貨公司或公正行等驗貨的,要在交貨期兩週前與驗貨公司聯絡,預約驗貨時間,確保在交貨期前安排好時間,確定後將驗貨時間通知工廠。

08 單證製作

業務員和單證員根據工廠提供的裝箱資料,製作Packing List(裝箱單),根據PO(出口合同),製作Invoice(商業發票)。

09 商檢

如果是國家法定商檢產品,在給工廠下訂單時要說明商檢要求,並提供出口合同,發票等商檢所需資料。而且要告訴工廠將來產品的出口口岸,便於工廠辦理商檢。應在發貨一週之前拿到商檢換證憑單/條。

10 訂倉提櫃

10。1:如果跟客人簽定的合同是FOB CHINA條款,通常客人會指定運輸代理公司或船公司,應儘早與貨代聯絡,告知發貨意向,瞭解將要安排的出口口岸,船期等情況,並確認工廠的交貨能否早於開船期至少一週以前,以及船期能否達到客人要求的交貨期。應在交貨期兩週之前向貨運公司發出Booking Order(訂艙通知),拿到倉單資料。

10。2:如果是由賣方支付運費,應儘早向貨運公司或船公司諮詢船期,運價,開船口岸等。經比較,選擇價格優惠,信譽好,船期合適的船公司,並告訴業務員通告給客人。如客人不同意時要另選客人認可的船公司。開船前兩週書面定倉。

10。3:如果貨物不夠整櫃,需走散貨時,需向貨代公司定散貨倉位。拿到入倉單後,根據截關時間以及入倉報關要求選擇入倉時間。

11安排拖櫃

11。1:貨物做好並驗貨通過後,委託拖車公司提櫃,裝櫃。拖車公司應選擇安全可靠,價格合理的公司簽定協議長期合作,以確保安全及準時。將倉單資料/放櫃通知單,以及拖櫃委託書發給拖車公司,註明裝櫃時間,櫃型及數量,裝櫃地址,報關行,及裝船口岸等。如果有驗貨公司看裝櫃,要專門宣告,不能晚到。並要求回傳一份上櫃資料,列明櫃號、封箱號、車牌號、司機及聯絡電話等。

11。2:郵件一份裝車資料給工廠,列明上櫃時間、櫃型、訂倉號、訂單號、車牌號以及司機聯絡電話。

11。3:要求工廠在貨櫃離開工廠後儘快回傳一份裝貨通知給業務部,列明貨櫃離廠時間、實際裝貨數量等,並記裝箱號碼和封條號碼作為提單補料。要求工廠裝櫃前、中、後,拍詳細照片,發給客人確認。

12報關

現在都是無紙化報關,在中國電子口岸發起無紙化報關。大多數企業沒有自理報關資質,需要委託報關,在拖櫃同時將報關所需資料交給合作報關行,委託出口報關及做商檢通關換單。通常要給報關留出兩天時間(船截關前)。委託報關時,應提供一份裝櫃資料,內容包括所裝貨物及數量,口岸,船公司,定倉號,櫃號,船開截關時間,拖車公司,櫃型及數量,本公司的聯絡人和電話等。

13獲得運輸檔案

13。1:根據截補料時間(一般最遲在開船後兩天內),將提單補料傳給船運公司或貨運代理。補料要按找L/C或客人的要求來做,並給出正確的貨物數量,以及一些特殊要求等,包括要求船公司隨同提單出的船證明等。

13。2:督促船公司儘快出提單樣板及運費賬單。仔細核對樣本無誤後,向船公司書面確認提單。如果提單需客人確認的,要先傳提單樣板給客人,得到確認後再要求船公司出正本。

13。3:及時支付運雜費,付款後通知船公司及時取得提單等運輸檔案。支付運費後留水單備案。

14準備其他檔案

14。1:商業發票:L/C 要求提供的檔案中,對商業發票要求最嚴格。發票的日期要確定在開證日之後,交貨期之前。發票中的貨物描述要與L/C上的完全相同,小寫和大寫金額都要正確無誤。L/C上對發票的條款應顯示出來,要顯示嘜頭。如果發票需辦理對方大使館認證,一般要提前20天辦理。

14。2:FORMA原產地證書:FORM A 原產地證要在發貨之前到檢驗檢疫局申辦。需注意的是運輸日期要在L/C 的交貨期和開船日之前,在發票日期之後。未能在發貨之前辦理的,要辦理後發證書,需提供報關單,提單等檔案。經香港轉運的貨物,FORM A證書通常要到香港的中國商檢公司辦理加簽,證明未在港對貨物進行再加工。

14。3:一般原產地證:一般原產地證可在中國貿易促進會辦理,要求低一些。可在發貨之後不太長的時間內補辦。如果原產地證書要辦理大使館加簽,也和發票一樣要提前20天辦理。

14。4:裝運通知:一般是要求在開船後幾天之內,要通知客人發貨的細節,包括船名,航班次,開船日,預計抵港日,貨物及數量,金額,包裝件數,嘜頭,目的港代理人等。有時L/C要求提供傳送證明,如傳真報告書,發函底單等,注意按客人要求的時間內辦理。

14。5:裝箱單:裝箱單應清楚地表明貨物裝箱情況。要顯示每箱內裝的數量,每箱的毛重,淨重,外箱尺寸。按外箱尺寸計算出來的總體積要與標明的總體積相符。要顯示嘜頭和箱號,以便於客人查詢。裝箱單的重量,體積要於提單相符。

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15交單

15。1:採用L/C收匯的,應在規定的交單時間內,備齊全部單證,並嚴格審單,確保沒有錯誤,才交議付行議付。

15。2:採用後T/T收匯的,在取得提單後馬上傳真提單給客人付款,確認受到餘款後再將提單正本及其他檔案發給客人。

15。3:如果前T/T收匯的,要求收全款才能做櫃的,要等收款後再安排拖櫃。拿到提單後可立即發正本提單給客人。

16業務登記

每單出口業務在完成後要及時做登記,包括電腦登記及書面登記,便於以後查詢,統計等。

17檔案存檔

所有的檔案、L/C和議付檔案必須留存一整套以備查用。

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