防範協作孤島化(20):知識管理,文件先行

大家好!

今天接著昨天的文章,繼續聊聊知識管理,本篇主要從兩個維度對知識管理進行一些補充說明。

儘早開始知識管理工作

談到知識管理,一定離不開知識管理層面的資訊化建設,沒有資訊化建設的加持,知識管理是無法做到高質高效的。

防範協作孤島化(20):知識管理,文件先行

市面上有不少專門的知識管理軟體,也有不少將文件管理和知識管理糅合在一起的平臺,相對來說,選擇面還是比較大的。

但無論選擇怎樣的軟體,其實還是停留在知識管理的基礎設施搭建,要想真正做好這一工作,前提是需要企業中每一個人在理念上的重視,還要依靠企業在各種機制、文化和管理上的支撐,當然也需要各團隊負責人與知識管理工程師的專業加持。

當然,如果企業本身尚處於觀望狀態,或是不知道如何開展知識管理工作,那麼這至少也是一個向好的趨勢,因為企業開始將關注點放在知識上,並真正注意到知識這一重要的企業資產了。

防範協作孤島化(20):知識管理,文件先行

理想情況下,要想從無到有開展知識管理工作,最好能夠有一個通用的知識管理架構,再配合支援協同辦公的軟體,無論這個架構有多麼簡陋,也無論協作軟體的功能有多麼基礎,至少能夠推動知識的收集工作。

這就好比給“知識流”加了一個能夠關閉的閥門,將閥門關閉後,知識就不會無限流失下去。

即使什麼都沒有,哪怕能夠從無到有開始知識收集這一過程,哪怕剛剛開始摸索知識管理,這也可以視作是一種向好的趨勢。

防範協作孤島化(20):知識管理,文件先行

如果說知識管理體系建設有什麼理想時機的話,那麼我覺得應該就是在企業的初創期,因為企業從創立的那一刻開始,就在每時每刻產出各種知識,無論這樣的產出是有意還是無意的。

如果沒有對這些知識做好良好的管理,那麼這些知識可能會在員工離職時流失,也可能會因員工未養成良好的知識收集習慣而流失,而很多流失掉的知識原本可以給我們帶來更大的價值。

另外一個層面是,一旦企業在某一發展階段突然意識到了知識管理的重要性,並開始擁抱知識管理時,往往會在一開始處於相對混亂的狀態,會有一種“萬事開頭難”的感觸。

防範協作孤島化(20):知識管理,文件先行

這樣的混亂狀態表現在,知識星羅密佈,呈現碎片化分佈,可能存放於任何員工的電腦之中,也會存放於他們智慧的大腦之中,這使得知識收集工作變得異常困難。

而收集完成之後的碎片整理又是一大挑戰,我們需要在千絲萬縷中找到知識與知識之間的內在聯絡,並對這些知識進行細緻分類,在這過程中又會耗費大量的時間和精力。

那麼,針對這樣的問題,是否有更好的方法能夠給我們帶來一些良好的“平衡”呢?在企業發展的初期,是否能夠在不需要過多投入的情況下,就能確保知識的收集和整理工作有序進行呢?

我覺得文件不失為一種可選項。

文件先行

正如上文所述,在創業初期,不少企業可能對於知識管理工作心有餘而力不足,一方面是難以找到合適的人才,另一方面也因為資金有限,無法在體制和機制上營造良好的知識管理氛圍。

防範協作孤島化(20):知識管理,文件先行

遇到這樣的困惑時,我們不妨可以另闢蹊徑,嘗試先從文件的角度進行管理,然後尋找適當的時機,再從文件中將知識萃取和提煉出來,這個過程相對來說是比較高效和靈活的。

當然,如果團隊負責人對於知識管理有一定了解的話,那麼可以對某些文件先行試行知識化管理的方式,對其進行初步的結構化處理,並落地一些初始模板。

而從文件的大維度而言,有些文件本身就具有知識的特徵。

防範協作孤島化(20):知識管理,文件先行

在這種情況下,文件管理工作更像是知識管理工作的前身,是從-1到1的過程,其重點還是放在知識的留存上,而文件就是知識留存的一種介質。

在有條件的情況下,我們可以建立一個文件中心,由文件中心團隊統一將企業內部的文件彙總到一個協作軟體中,對文件的質量和版本進行把關,並統一為每個員工分配文件許可權,並做好保密工作。

退一步說,即使企業沒有這樣的文件中心,企業至少也應該考慮將日常工作都遷移到統一的協作平臺上,並以團隊為單位設定空間,做好許可權分割,各團隊在自己的空間內實現文件管理或其他管理工作。

防範協作孤島化(20):知識管理,文件先行

在文件管理層面上,各團隊負責人可以根據自己對戰略和發展的理解,先行梳理出團隊內部所需的各種業務或管理文件,並重新進行一定的架構設計,當然,這個時候的架構可以不需要細化到知識層面,只需在文件層面即可。

將日常業務和管理中所涉及的文件進行分類管控,確保日常文件的沉澱,同時也讓員工養成藉助文件來進行沉澱的習慣,這就是該階段的主要目標。

從大部頭操作手冊到操作指南

這裡舉一個例子。

防範協作孤島化(20):知識管理,文件先行

相信在我們的工作和生活中,一定碰到過不少操作手冊,比如我們在購買家用電器時,一定會看到產品配套的說明書和操作手冊,這些是幫助我們正確使用產品,並進行簡單故障排除的必要資料。

在企業環境下,我們也會用到一些操作手冊,比如如何使用公司的各種協作或OA軟體,如何從無到有建立一個新的流程等。企業的客戶支援團隊也會有自己的FAQ文件,用於對同類問題的高效應對。

如果我們沒有這樣的操作手冊,我們會有很多工作無法正常開展,同時各個服務部門也會疲於應對來自同事們的各種問題,很多問題往往也會是重複的。

防範協作孤島化(20):知識管理,文件先行

這樣原本用於正常業務的時間被大量佔用,這也是很多尚未在文件或知識上覺醒的企業所面臨的現狀。

在這個時候,如果團隊有文件的意識,以各種文件的形式將相關的步驟和流程記錄下來,供相關的操作人員進行參考,這樣能夠解決掉絕大多數的通用問題。

文件形成的過程可以看成是知識收集的過程,至少在這一層面,知識並沒有存放在相關人員的大腦或電腦裡,知識流失的風險大大降低,同時,一份完整的文件也能夠大大提升後續知識整理的效率。

防範協作孤島化(20):知識管理,文件先行

比如,一份針對於PC端軟體的操作手冊往往會以功能模組或頁面為單位進行說明,每一個功能都會有相應的操作資訊,這些資訊包括但不限於功能介紹、背景資訊、使用步驟和截圖、注意事項、相關引數等。

而如果要轉化成知識的話,我們可以基於場景做進一步的細分,對使用者經常遇到的場景進行多維度的分類。針對不同維度的組合,我們能夠提供對應的使用方案,而其原始素材就是來自於這本完整的操作手冊。

在這種情況下,文件先行策略可以看作是為後續的知識管理工作鋪路。

防範協作孤島化(20):知識管理,文件先行

到這篇文章為止,我對於知識管理的專題分享就告一段落了,從下一篇開始,我將繼續迴歸“防範協作孤島化”的專題之中。敬請期待!

PS:有一位朋友向我提了個建議,以後遇到類似於這樣的長篇合集時,不用一寫到底,中間可以適當穿插一下其他文章。因此,後面幾天我將釋出一些其他主題的文章,希望大家也能喜歡。

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