製作的圖表專不專業,就看你有沒有做到這幾點

關注【新精英充電站】能力提升看得見!

想必職場中的很多人都想不通這一點:製作的圖表能直觀地體現出資料,為什麼還被領導批評,被客戶嫌棄呢?很大一部分原因是忽略了圖表的專業性。那麼,如何做才能讓製作的圖表夠“專業”呢?今天給大家分享幾個技巧,快速讓你的圖表變得更專業。

01

圖表資料要排序

圖表中資料系列的排列順序預設都是根據資料來源的順序進行排列的,很多人建立圖表時都會採用預設的排列方式。

其實,在很多情況下,製作圖表前,可以先將資料按照升序或降序進行排列,這樣製作出來的圖表效果更好,更容易吸引觀眾的注意。

但需要注意的是,並不是所有的情況都適合先排序,後建立圖表,如反映時間序列的圖表、資料系列類別較多的柱形圖等都不適合排序。如下圖所示為預設的排列順序。

製作的圖表專不專業,就看你有沒有做到這幾點

如下圖所示為對資料進行降序排列後製作出的圖表效果。

製作的圖表專不專業,就看你有沒有做到這幾點

02

調整系列間隙寬度

在製作柱形圖和條形圖時,還應注意調整系列間隙寬度,既不能太窄,也不能太寬。

預設情況下,在Excel中插入的圖表,各圖表的系列間隙較大。這樣會導致圖表的比例不協調,影響圖表的美觀度,所以需要縮小圖表系列間隙寬度。如下圖所示為縮小圖表系列間隙寬度後的效果。

製作的圖表專不專業,就看你有沒有做到這幾點

03

拒絕傾斜標籤

當文字標籤太長、圖表寬度不夠時,經常會導致圖表標籤傾斜,如下圖所示。

製作的圖表專不專業,就看你有沒有做到這幾點

專業的圖表一般不允許出現這種情況。當遇到這種情況時,可以在分類標籤文字中間加上換行符號,這樣在圖表中的文字標籤就會換行。一種方法是:將滑鼠游標定位到表格單元格文字需要換行的位置,按【Alt+Enter】組合鍵即可進行強制換行,如下左圖所示。圖表中的文字標籤也會隨著單元格中的顯示行數進行顯示,效果如下右圖所示。

製作的圖表專不專業,就看你有沒有做到這幾點

還有一種方法就是將柱形圖更改為條形圖,效果如下圖所示。

製作的圖表專不專業,就看你有沒有做到這幾點

04

多餘圖例要刪除

在一些情況下,有的圖例是多餘的,如在圖表中只體現一個數據系列的資料,如下圖所示。此時,圖表中的圖例就是多餘的,使用者可以選擇圖表中的圖例,按【Delete】鍵刪除。

製作的圖表專不專業,就看你有沒有做到這幾點

另外,在餅圖中,很多時候都可以將圖例刪除,用類別名稱來代替,這樣會使圖表顯得更加簡潔、直觀。例如,如下左圖所示為顯示圖例的餅圖效果;如下右圖所示為將資料標籤和類別名稱新增到餅圖中的效果。

製作的圖表專不專業,就看你有沒有做到這幾點

05

主次座標軸刻度要對稱

使用組合圖分析資料時,經常會涉及雙座標軸,如下左所示的圖表就是採用的雙座標軸,左側為主要縱座標軸,有5個刻度;右側為次要縱座標軸,有8個刻度。由於次要座標軸的刻度、網格線與主要縱座標軸的刻度不對等,因此導致圖表的雙座標軸不對稱。這種情況一般是不允許的,需要調整縱座標軸最大刻度與主要刻度單位,讓其對稱。調整主要座標軸刻度後的效果如下右圖所示。

06

圖表中的關鍵資料點要突出

突出關鍵資料點是指透過更改單個數據點的填充顏色、新增資料標籤等方式,突出顯示關鍵的資料,一眼就能看出圖表中想要強調的資料資訊,特別適用於各個資料點之間的數值大小變化不大的圖表。如下圖所示,將最大值的數值填充為黃色,並新增資料標籤後的效果。

製作的圖表專不專業,就看你有沒有做到這幾點

07

折線圖要懂得拆分

在使用折線圖時,常常需要同時體現多項資料的趨勢。當資料專案較多時,就意味著一張折線圖中有多條趨勢線,線條之間相互影響,導致圖表資訊讀取困難,如下圖所示。

製作的圖表專不專業,就看你有沒有做到這幾點

這種情況下,就需要將折線圖拆分為多張,避免各線條“糾纏”在一起,如下圖所示。

製作的圖表專不專業,就看你有沒有做到這幾點

08

善用圖示填充資料條

在使用圖表對資料進行分析時,為了使圖表更加形象,可以用一些形象且具有代表意義的圖示或圖片填充到圖表的資料系列,讓圖表更直觀。

例如,對於分析產品銷量的圖表,就可以使用相關的產品圖片來填充資料系列,如下圖所示為使用手錶填充的圖表效果。

製作的圖表專不專業,就看你有沒有做到這幾點

另外,在對人員進行分析時,可以使用分別代表男和女的人物圖示來填充圖表中男和女的資料系列,具體操作步驟如下。

步驟01:在 Excel 空白工作簿中輸入表格資料,將其儲存為【部門人數統計】,根據表格中的資料插入圖表,單擊【插入】選項卡【插圖】組中的【圖示】按鈕,如下圖所示。

製作的圖表專不專業,就看你有沒有做到這幾點

步驟02:開啟【插入圖示】對話方塊,在左側選擇圖示型別,如選擇【人物】選項,在右側選擇需要的圖示,這裡選中男性和女性人物圖示對應的複選框,單擊【插入】按鈕,如下圖所示。

製作的圖表專不專業,就看你有沒有做到這幾點

步驟03:選擇女性圖示,單擊【格式】選項卡【圖形樣式】組中的【圖形填充】下拉按鈕,在彈出的下拉選單中選擇【橙色】選項,如下圖所示。

製作的圖表專不專業,就看你有沒有做到這幾點

步驟04:複製貼上圖示。使用相同的方法將男性圖示填充為藍色,選擇女性圖示,按【Ctrl+C】組合鍵複製,再選擇圖表中代表“女性人數”的資料系列,按【Ctrl+V】組合鍵貼上,如下圖所示。

製作的圖表專不專業,就看你有沒有做到這幾點

步驟05:設定圖示填充方式。開啟【設定資料系列格式】任務窗格,將填充方式設定為【層疊】,這樣人物圖示將以正常的比例填充到資料系列中,如下圖所示。

製作的圖表專不專業,就看你有沒有做到這幾點

步驟06:檢視圖表最終效果。用同樣的方法,將男性圖示填充到圖表的另外一個數據系列中,調整填充方式為【層疊】,然後將圖表調整到合適的大小,最終圖表效果如下圖所示。透過人物圖示對比,就能清楚地知道各部門男、女之間人數的差距。

製作的圖表專不專業,就看你有沒有做到這幾點

製作的圖表專不專業,就看你有沒有做到這幾點

——————————————————————-

本文內容摘自

北京大學出版社出版

Excel 2019完全自學教程

製作的圖表專不專業,就看你有沒有做到這幾點

集Excel

所有功能、妙招技法、行業應用、專家經驗於一體

的Excel技能寶典

本書涵蓋的內容全面,配合大量典型例項,全面而系統地講解了Excel 2019 軟體在文秘、人事、統計、財務、市場營銷等多個領域中的辦公應用,以期幫助讀者輕鬆、高效地完成各項辦公事務。無論你有無Excel基礎,只要想學習Excel技能,本書都值得你擁有!

頂部