Excel自帶的這個計算功能,有時甚至比函式更好用

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合併計算就是將多個相似格式的工作表或資料區域,按照專案的匹配,對同類資料進行彙總。資料彙總的方式包括求和、計數、平均值、最大值、最小值等。

在對人事資料進行彙總分析時,經常需要用到合併計算功能,例如,彙總各部門人數、彙總招聘的人數,或者按照季度、半年度或年度彙總支出的工資、培訓費用以及各種辦公費用等。

1.合併計算多個相同的資料類別

在對人事資料進行統計時,當源區域中的資料不以相同的順序排列但使用相同的標籤時,除了可以透過COUNTF函式來完成統計外,使用合併計算功能可合併計算具有不同佈局但擁有相同資料標籤的一系列工作表中的資料。

例如,使用合併計算功對錶格中每個部門全年招聘的總人數進行統計,具體操作步驟如下:

步驟01:在工作表中選擇放置合併計算結果的空白單元格,單擊【資料工具】組中的【合併計算】按鈕,如下圖所示。

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步驟02:開啟【合併計算】對話方塊,在【函式】下拉列表框中選擇計算方式;在【引用位置】引數框中輸入引用的資料區域,單擊【新增】按鈕,將引用位置新增到【所引用位置】列表框中,選中【首行】和【最左列】複選框,單擊【確定】按鈕,如下圖所示。

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步驟03:此時,將對資料區域進行合併計算,並將結果放置在選擇的空白單元格中,如下圖所示。

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專家點撥

預設情況下,合併計算的結果是以數值的形式顯示,當資料來源區域的資料發生變化時,合併計算結果不會自動更改。要想使合併計算結果隨著源資料的變化而自動變化,那麼在【合併計算】對話方塊中選中【建立指向資料來源的連結】複選框,合併計算結果將自帶公式。

2.多表資料合併彙總

多表資料合併彙總是指將多個工作表中的資料按相同類別彙總到一個主工作表中,主工作表可以與其他工作表位於同一個工作簿中,也可以位於不同的工作簿中。

例如,使用合併計算功能對上半年各部門的交通費用進行彙總統計,具體操作步驟如下:

步驟01:在【上半年彙總】工作表中選擇A2單元格,單擊【資料工具】組中的【合併計算】按鈕,開啟【合併計算】對話方塊,將上半年每月份引用的資料區域新增到【所有引用位置】列表框中,單擊【確定】按鈕,如下圖所示。

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步驟02:此時,在【上半年彙總】工作表中統計出各部門上半年交通費總金額,效果如下圖所示。

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本文內容摘自

北京大學出版社出版

HR高手之道:Excel人力資源管理思維、技術與實踐

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本書不是單純地講Excel軟體的操作,也不是對HR管理中各個模組的內容進行講解。,而是站在HR的角度,講解HR如何使用Excel這個工具來對海量繁雜的人事資料進行計算、統計和分析,為人力資源預測和決策提供強有力的資料支撐,讓工作更高效。

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