年中跟領導彙報工作,這5條技巧馬上就能用上!

· 想做一件事,向領導彙報後就是不被允許。

· 想提一個意見,但說完後馬上就被否定。

· 辛辛苦苦準備了一份材料,卻總是被領導說不認真。

這樣的情況,你是不是也經常遇到?

在遇到後,我們也總是抱怨,自己這麼努力,為什麼總是被忽視?

到底應該怎麼辦呢?

今天分享五個故事,主角都是「諮詢顧問」。在表達意見上,應該很少有比他們更專業了。

那麼我們一起看看他們是怎麼做的。

01 “他是怎樣的人?”

研究生階段,某天室友突然問我,你們公司 XX 總是一個怎樣的人?

原來室友實習的諮詢公司接到一個專案投標邀請,剛好是我實習單位的某家子公司發起的。他們的負責人讓團隊的人員蒐集彙報物件的所有資訊,包括履歷、性格等。

我也不清楚,所以沒回答出來他的問題。但多問了一句:把報告做好不就行了嗎?

他像看小白兔一樣看我,說:你這就不懂了。

第一,針對不同的大佬,溝通模式不同。有的要直入主題,有的要婉轉告知。方法不對,對方感受不好;感受不好,合作的機率就大打折扣。

第二,除了聊工作,也要聊共通點。彙報前,總要聊兩句。如果知道對方跟你有什麼交集,那麼就更好開啟話題。比如同一個大學畢業,那就可以聊學校、聊老師;比如都是老鄉,那可以聊老家。

最後,他說了一句:人都會看感覺的,那麼多家單位競爭,感覺肯定是重要的決策因素。

——啟發:你知道自己的領導是怎樣的性格嗎?知道怎麼跟他溝通更好嗎?

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02 “我只有5分鐘。”

之前接待一個顧問,他要跟領導彙報一個可行性方案。

可是會議剛開始時,領導突然有個臨時接待,20分鐘後就要離開。而原來是按照 1 個小時安排的。

這時候,顧問馬上說:

領導,請看材料的第 2 頁,我用 5 分鐘快速過一遍整體內容。

那一頁是摘要,把整份報告的核心發現和核心建議都列了出來。接下來顧問便直接圍繞它來展開,沒有任何的卡殼。

5 分鐘過去,所有的核心內容都講到。

會後,我跟顧問說:真的太危險了。他說,之前做了兩個方案,一個是 1 小時的,一個是 5 分鐘的,畢竟這種情況太常見了。

當時我先是震驚,後是慚愧。每次彙報都只有一套方案,一旦領導時間出了變化,自己總是慌亂應對。

——啟發:你的彙報有沒有兩個方案?

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03 “你在記什麼?”

有一次專案開始,領導在發言。我看其中一個顧問一直在敲電腦。

會後,我問顧問在記錄什麼。

他說,記錄你們領導說的話哈。於是我湊近一看,媽呀,一字一句全部記錄。

我問,為什麼記錄啊。

他說,這些話很重要。之後我們的報告,核心觀點的引出都儘量是基於他提到的觀點。雖然我們是「外人」,但表達也必須要結合你們的實際嘛,你說呢?

——啟發:你有有讓自己的表達與領導「對齊」?

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04 “可以提升30%。”

在會上,領導會提出一些個人看法,有時候跟顧問的觀點不同。你看顧問怎麼說?

因為不太方便發說的具體內容,我就用另一個案例來類比一下。比如A希望提升辦公效率採購一份辦公軟體,但領導不同意。

這時候A是這麼說的:

領導,這我也很理解,現在的預算有限。但是我們是不是可以換個思路,把它當做投資而非消費。根據我自己的試用和同行的調研,試用後的工作效率可以提升至少30%。所以,我們看是不是可以這樣:我們跟供應商談一下,先試用一個月;一個月後根據效果來判斷結果,如果達到30%的增量,就採購。

這個表達很有策略:

· 首先,肯定領導的意見,給對方臺階下,畢竟硬碰硬一般只會讓場面尷尬。

· 然後,迴歸目標,找到大家共同的目標。對方拒絕你的方案,但沒有拒絕共同目標。

· 最後,表達意見。對方即使拒絕,但是還有空間,空間可能是時間維度,可能是程度維度。

這裡面還有一個更重要的,那就是:充分的資料。很多時候領導不聽你的,是因為你總是說「我覺得」「我認為」「我相信」。沒有詳實的論據,怎麼敢相信呢?畢竟每一個決策,都意味著要投入人力、物力、財力。對於很多重大決策,做壞了你辭職一走了之,他則要背大鍋。

——啟發:你彙報時有沒有詳實的資料?

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05 “我們在列印店。”

有一次彙報結束,就跟顧問閒聊,他們說昨晚都在列印店。我說為什麼?他們說,在現場盯著列印店封裝。

他們要保證每份報告都準確無誤,而且包裝精緻。

「這是領導第一眼看見的成果,如果看起來粗製濫造,那自然會覺得我們不專業。」

後來我特別注意了,各家諮詢公司的所有報告都肯定是精裝,保證出來的模樣對得起觀眾。

反觀我們自己,給到領導的材料,不說精裝,甚至是出現錯別字、字型不統一、排版不整齊。

人的判斷都很直接,就像你看一個穿著邋遢的和一個穿著整潔的人站你面前,你會更願意聽誰的?

——啟發:你的出品質量到底有沒有問題?

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所以,我們可以看到,諮詢顧問們為了更好地與甲方領導交流,會從五個方面做努力:

1.提前瞭解關鍵角色的背景,準備溝通材料,保證能「對味」。

2.準備兩套匯報方案,一個是完整版,一個是簡略版,以應對不同的彙報場景。

3.記錄甲方領導的發言,儘量讓自己的觀點與甲方「對齊」。

4.每個結論有充分的論據作為支撐,而不是「我覺得」。

5.保證出品的質量,讓人感覺到專業性。

下次如果彙報失敗,可以從這五個方面覆盤:你有沒有做到?

希望本文對你有所啟發。

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