你做好週報的“閉環管理”了嗎?——“週報管理知多少”

在企業管理的過程中,最核心的即為閉環管理。週報也不例外。

文:李海燕(愛空間科技公司副總裁、資深人力資源從業者)

有很多人問我,如何讓週報在組織中真正推行下去,有哪些必備的要素?我想回答的就是,在企業管理的過程中,最核心的點即為閉環管理。

無論大事小情,如果不能做到閉環管理,是無法真正推行下去的。到底什麼是閉環管理呢?其實最早提出閉環管理的是平衡計分卡創始人卡普蘭和諾頓,在《閉環式管理:從戰略到運營》一文中,二人首先提出來閉環管理概念。意為公司要建立一個閉環的管理體系,將戰略和運營緊密地結合起來。管理不但要進行“設計”“執行”,更需要“監控”與完善。

順著這個思路,就出現了各種閉環管理的邏輯和模型。而筆者所述則是針對週報推行這件事情而專門設計的閉環管理通路。分別為:倡導、培訓、檢查、推動、獎懲等五步,最終的目的是持續改進。

接下來,我們就分別從五個方面談一下如何做到週報的閉環管理。

你做好週報的“閉環管理”了嗎?——“週報管理知多少”

1、

倡導:“為什麼做”比“怎麼做”更重要

我所在的組織,經常這樣說:“知道為什麼做比怎麼做更重要”。於是,當公司決定推行週報管理這個工具的時候,需要我們非常明確地知道其意義到底是什麼,對公司、管理者、員工是否均有價值。要知道成年人的習慣養成更多是做有意義和價值的事,否則即會被認為在浪費時間。

到底其價值何在?經過深思熟慮,我們發自內心地希望這個工具可以讓員工進入“10分”的工作狀態(10分是滿分,是指如何讓員工能夠全情投入到工作中),且管理將從管理時間(考勤、簽到、打卡、開會等)到管理價值(工作的意義、活著的真諦等)。而週報恰恰是一個很好的工具,可以開啟生命能見度,讓所有的人更清楚自己工作的意義。

因此,透過大會、小會、微信群、公眾號等各個渠道,時時說週報的意義和價值,讓每個人的心裡都埋下了一顆對於週報嚮往的種子,期待開花結果。

你做好週報的“閉環管理”了嗎?——“週報管理知多少”

2、

培訓:把意義講透、講明、講嚴

當然,僅埋下種子是不行的,還要告訴大家怎麼做,因此,培訓變得尤為重要。

為了推行週報,筆者在三個月的時間裡,前後講了五次週報課。

首先是在剛開始的推行期,先給全公司的管理幹部講課,讓大家明白週報的價值以及如何撰寫週報,甚至於一些管理的細節。其目的很簡單,因為週報推行的好壞,最核心的就是管理幹部的理解與支援,以及這些人員撰寫的程度等;

其次,接下來我給全國分公司人力資源的負責人講課,讓大家理解週報的價值、意義、方法、工具之外,更重要的是告訴大家如何推行,以及推行過程中遇到問題的解決方案。其目的顯而易見,因為我所管轄的人力資源部是推行週報的主體,如果這些人還懵懵懂懂,還提什麼推行有效,全員並進?所以講透、講明、講嚴,是對這些人員培訓過程中的關鍵步驟。當然,最為重要的是要表達推行這個工具的決心,堅決不動搖!這點難度相當大,因為很多事情之所以做不好,就是因為不堅持、不思考、不復盤、不迭代。可見,做成一件事情需要付出心力。

再次,筆者利用公司的E-learning平臺,錄製了全套關於週報管理與撰寫的課程,並推行到全公司的每一位員工。同時,放在平臺上的目的是讓員工隨時可以登入學習,答疑解惑。當然,還有一個關鍵點:成年人學習最有效的時候,就是必須使用它的時候。由於我們是一次性全員推行撰寫週報,沒有分批進行,所以推進速度很快。有的時候,一些事情就需要大幹快上,先解決從0到1的問題。

透過以上的點-線-面的培訓,週報已經滲透到了公司的全員,是不是這樣就足夠了呢?沒有,因為人在做事的過程中,會產生疲態。正如庫布勒·羅斯在改變曲線模型中所示,推行的過程中人們會經歷從焦慮到滿足、從興奮到恐慌、從否認到醒悟的幾次跌宕起伏,最終才會走向接納。因此,順著人的心理變化,在這個過程中,筆者又做了兩次覆盤的培訓,同時讓做的好的與不好的夥伴進行了心路歷程的分享。

因此,一個簡單的培訓,其實也沒有那麼簡單,就培訓本身來講,也是一個小閉環,所以閉環無處不在。

你做好週報的“閉環管理”了嗎?——“週報管理知多少”

3、

檢查:念念不忘,必有迴響

檢查這種事相信每個人都不陌生,但如何檢查才能更有效?對於週報制度來說便成為一個難點及“尖叫點”。

所謂難點是因為週報本身的頻繁,除了管理者檢查以外,推行週報的人力資源部門同仁也要花很多心思來看週報提交、內容撰寫和管理者評價的情況。堅持很難、點評很難、全看很難。但難的事往往是對的,所以我們要迎難而上,步步為營。

於是,我們透過這幾個動作來完成檢查的工作:

第一,透過曬週報的方式,來檢查大家的提交情況。根據我們的要求,週日晚22:00是提交週報的截止時間,之後則進入曬週報的環節。如何曬呢?即大家在管理幹部微信群中(全都是總部部門負責人及分公司總經理),分別列出自己所轄部門週報的提交情況(核心是數量,即是否有延遲提交的、未交的等等)。

第二,透過推薦優秀週報的方式,來找出每個部門及分公司的亮點週報。這樣做的意義在於被曬出優秀週報的夥伴,非常有自豪感。而對於曬的優秀週報其實撰寫的本身不夠好的地方,人力資源管理夥伴則將予以點評指出問題,幫助改進。

第三,抽取管理者的週報進行檢查與點評。這個事情基本上由我來做,核心思路是先推動管理者寫出優秀的週報,然後才能帶動所轄部門。我們公司的產品部是週報寫得最好的部門,且一直持續向好,核心原因是其部門負責人本身週報寫得好,對於下屬週報的點評做得好,因此帶動了整個部門的週報撰寫。所以,這更加詮釋出管理者帶動作用的重要性。

第四,每週看一個部門或一個分公司所有人員的週報。這樣是為了聚焦,並且透過週報可以看出這個部門或分公司的工作狀態,管理者的領導風格等,甚是有益。

可以看到,檢查環節是多麼重要且耗時耗力,但不做有價值的檢查,一件事情則無法有價值地推動下去。凡用力必留痕跡,就是這個道理。

你做好週報的“閉環管理”了嗎?——“週報管理知多少”

4、

推動:強推不如用心溝通

推動也很重要,什麼是推動呢?其實就是管理者的力量,以及人力資源管理的力量。檢查是推動的過程,溝通更是推動的過程。

比如,有一次我檢查一個分公司管理者對於員工提交的週報的評價,如同嚼蠟。於是,我馬上找到了這位分公司總經理詢問,發現其只是把週報當成完成公司交待的工作,這種事情並不罕見。於是,我耐心聽他講完,並詢問其看週報的時候是否發現了什麼端倪?以及是否發現員工有變化?因為從週報中,我發現有的員工不在狀態,一問果不其然,這位員工有離職的打算,因此週報寫得浮皮潦草,同時隱隱地有些報怨和糾結。

這時,總經理意識到了週報的意義和價值,開始要求所有員工認真撰寫週報,並在分公司的大群裡發出了倡議,結果週報有了大幅改觀,週報機制也對員工的成長開始助力。

所以,推動是指你真的用心去看,用心去感受,用心去交流,找到問題的關鍵點。否則變成強推、硬推,效果難料。

你做好週報的“閉環管理”了嗎?——“週報管理知多少”

5、

獎懲:精神之“獎”大於物質之“懲”

凡事做得好要獎,做得不好要懲,但我們更多還是在用獎的方式推進,尤其是精神方面的獎勵價值更大,而非物質方面的。

真正花心力做週報閉環管理之後,才會有今天的成就,反觀效果,你一定會感到雖累尤榮。

頂部