倉儲匠人的數十個工作心得(一):做庫存賬、倉庫視覺化……

都說三百六十行,行行可以出狀元,管倉庫自然也不例外,把倉庫管好了,也可以拿高薪。今天,老倉儲匠人將過往的數十個工作心得一一總結給大家。

1. 衡量標準

管倉庫,我們一定會思考一個問題,什麼樣的倉庫才叫管得好,什麼樣叫管得不好?比如說庫存準不準,發貨是否及時等等,其實在我看來,有一個最簡單的標準,拋開那些自動化倉庫來講,一般生產企業,第三方倉儲企業和電商倉庫,可以用這樣一個標準先做一個衡量,我歸納為一句話:如果一個倉庫管得好,老奶奶去配貨也好找!如果一個倉庫離開了誰,就玩不轉了,不能說這個人有水平,離開他不行,如果他真的行,是能有方法把這個倉庫梳理得相當有條理,把複雜的操作變得簡單,這才叫管得好,管出了水平!

2. 做庫存賬

我到過全國很多的倉庫,大多數都碰到這樣的問題,就是太依賴老人,除了操作各種裝置不談,在配貨環節只有老員工知道什麼貨在什麼地方,所以這是因為倉庫沒有上倉庫管理系統WMS的原因,完全是憑人的經驗和記憶在管理。

上了系統就不一樣了,什麼貨在什麼地方,系統裡清清楚楚。但用上倉庫管理系統的倉庫,慢慢也會有一些問題,就是人開始完全依賴系統了,彷彿系統是萬能的,如果我問他們要點資料,他們都說系統裡有,系統裡有……一旦網路故障,或系統維護時,倉庫什麼作業都不能做了,這就是兩個極端,要麼完全依賴人,要麼完全依賴系統!所以,不管我們是否有倉庫管理系統,我們做一份庫存賬,庫位賬總是沒有壞處的。

3. 管理須知

對於一個企業來講,如果不知道賺了多少錢,以及錢用到哪裡去了,肯定會有問題。那麼管倉庫也是如此,如果一年到頭不知道倉庫進了哪些貨,出了哪些貨,肯定算不上管得好。

管理者最起碼要知道倉庫有哪些貨,每天的期初數和期末數,倉庫有多少型別的庫位,各有多少,每個庫位的容積,已用了多少,還有多少沒用,每個庫位是否飽和,是否充分利用?每天做了哪些工作,工作量有多少?如果這多不知道,還管什麼倉庫呢?

4. 資料何來

每逢年底,很多人要寫年終總結,其實要寫好年終總結,就是要知道這一年的每一個月,我們都做了些什麼,要知道全年的資料就要有每個月的資料,要有每個月的資料,就要有每天的資料,要有每天的資料,就是來之於我們每一條每個行為的記錄。再一次強調一下,我們一年的資料從哪裡來?從每個月的資料中來?每個月的資料從哪裡來?從每一天的資料中來?每天的資料從哪裡來?來自於我們每一次行為的記錄!

5. 做流水賬

年終總結的資料從哪裡來,其實就是從流水賬裡來,我帶團隊的時候,我自己和團隊都會做很多流水賬:請假流水,裝置物料採購流水,裝置維修流水,物料領用流水,到貨記錄流水賬,退貨記錄流水賬,揀貨單製作流水賬,發貨交接流水賬,開關門記錄流水賬(保安一份,部門一份)……當然,最好還要有早會流水賬(記錄每天開的什麼早會,講的什麼內容?)流水是不間斷的,所以流水賬不能間斷,這樣資料才能碰得上。

6. 學以致用

我對國學大師翟鴻淼老師的一句話,印象非常深刻,他說:不是學習沒有用,而是你沒有用,因為你沒有用,所以你沒有用。這裡強調學習的東西本來是有作用的,但你沒有去應用,運用,那你就在這個方面沒有作為。

所以,我還是希望大家把學習的東西,能夠應用起來,否則你聽過再多的課,看過再多的分享也沒有用。如果你明白了我說的“流水賬”,並開始去記錄一些倉庫平時沒有記錄的資料時,那你也沒有白學了。

7. 用好EXCEL

大家知道,我們工作中是離不開EXCEL的,不是說一定去用EXCEL解決系統可以解決的問題,而是EXCEL目前對任何一個倉庫來講,員工會不會用,能不能用好都會對工作效率帶來很大的影響,比如我之前的很多創新,問題的解決,大多是離不開EXCEL的,就像我一直說的流水賬,很多還是要用EXCEL進行統計,計算,分析……所以要學習EXCEL,以及養成EXCEL操作中的好習慣是非常有必要的,是的,你要讓團隊養成使用EXCEL時的一些好習慣。不用或不會用,你會把簡單的事變得複雜;會用且用得好,你會把複雜的事變得簡單,而且能開啟你工作的思路!

8. 工作預報

我們做管理工作的時候,有幾個關鍵詞,一是計劃;二是預計,三是實際,如果一個倉庫不能知道預計到貨工作量和預計發貨工作量,就不會有合理的計劃,其實,我們很多事情是可以去預計的,即便與實際有差距,但預計與不預計的結果是不一樣的,也就是說管理者有沒有預計意識這很重要。我們很多的倉庫主管都會說一句,預計到貨不準,什麼叫預計到貨不準,我們不是諸葛亮,畢竟是預計,我們是否預計與預計準與不準是兩碼事,有準備最起碼比一點不去準備要好!

9. 工作進度

倉庫管理者應當知道每天需要做哪些事外,還需要隨時知道倉庫所有工作進度情況,比如說截止到某個時間已經到達了多少送貨車輛,哪些已經卸貨完成,哪些正在卸貨,還有多少車沒有卸,卸好的貨有多少已經驗收,已經上架,已經入庫,還有多少處於待驗收,待上架狀態……當天配貨訂單已經下來多少,已經列印了多少單,有多少已經揀貨完成,有多少還沒有揀,揀好的貨有多少已經包裝完畢,包裝完畢的有多少已經和貨運公司快遞公司進行交接,還有多少沒有交接等等,你都需要知道!怎麼辦呢?最簡單的辦法就是在你辦公室裡放兩塊白板,讓各組各部門整點把工作進度彙報給你,然後你寫在白板上。當然,也可以固定一個格式的報表,最好的方法就是讓你的系統實現這一功能。

10. 做庫位賬

如果要知道倉庫的庫位空間利用情況,我們就需要做好“庫位賬”,估計很多人是第一次聽說“庫位賬”,因為之前只聽說過庫存賬,庫位賬其實就是記錄一個倉庫總共有哪些庫位,什麼庫位放了什麼貨,放了多少。還有哪些庫位是空閒的。

有人會問,區別在哪裡,區別在於,庫存賬不會體現倉庫庫位的全部使用情況,而庫位賬一定是體現全部的庫位,總共有多少庫位,用了哪些庫位,還有哪些庫位沒有用,空在哪裡,可以反應出一個倉庫的飽和情況,而庫存賬是反應不出來的。有了庫位賬,我們就可以做一個視覺化的效果圖,可以是平面的,還可以是立體的,反應倉庫的存貨情況和動態!

11. 倉庫視覺化

倉庫視覺化是倉庫管理者能透過各種資訊和資料,看出倉庫所有儲存貨物的狀態和各操作環節的工作進展情況,從而根據實際情況合理安排工作,協調資源進行調配,做到高效完成工作任務!倉庫視覺化,也是指透過各種方式方法,讓任何人能一目瞭然的看出倉庫的佈局,規劃情況,能迅速到達相應的區域,找到相應的位置,比如做各種看板就是方式之一。

12. 習慣畫圖

實現視覺化的最簡單的一個方法就是做好各種標識,而一個倉庫最不應該缺少的標識就是這個倉庫的平面圖,平面圖可以體現倉庫的佈局,場地的劃分,體現哪裡有貨架,進出通道,以及標明貨品的流向等等,對於一個樓層倉庫,還應畫出一個立體的效果圖。當然,能用EXCEL,基於各種資料,做個實時的效果圖那就更好了。

13. 倉庫“四寶”

我稱“號,表,賬,圖”是倉庫“四寶”,因為在倉庫管理過程中,各個環節都要做表來統計我們的工作量和工作資料,無論物品資訊,裝置資訊,庫位資訊,訂單資訊都需要表格來呈現;與之相關的訂單,揀貨單,貨品,庫位,箱子,托盤等等都要有個號;我們更要做入庫和發貨流水賬得到庫存賬,最好還要有個庫位賬,掌握每個庫位的利用情況,形成倉庫視覺化效果圖;當然平面圖,立體效果圖,流程圖,思維導圖等的重要性更不要我說了。

14. 物流定義

不管我們是不是專業的物流倉庫管理人員,既然我們去管理倉庫,還是需要弄清物流與倉庫的標準定義是什麼。好幾次培訓課上,我問大家是否瞭解物流的定義,為什麼我問這個問題,一是因為現在很多人都把運輸直接理解為物流,物流也直接理解為運輸。而我認為做倉儲的人,更應該瞭解國家標準術語對物流的定義,尤其定義中的這樣一句話,說得非常到位:…根據實際需要,將運輸,倉儲,裝卸搬運,包裝,流通加工,配送,資訊處理等基本功能實施有機的結合,而這些基本功能無一不和倉庫有關。

15. 無處不倉庫

倉庫是保管、儲存物品的建築物和場所的總稱,根據這個定義,我跟大家常說“無處不倉庫”,你想一想,哪裡不是倉庫呢,如果你真的理解了,其實哪裡都是倉庫。而如今的倉庫也是從事包裝、分揀、流通加工等物流作業活動的物流節點設施。而我們運輸的工具,無論是汽車,火車,飛機,輪船,它們其實都是移動著的倉庫。也需要考慮裝載率,保證貨物整個運輸儲存過程的安全和分揀的準確率。我們家裡的冰箱,衣櫃其實也是倉庫。所以,倉庫在物流中起著非常重要的作用,真正要管理好一個倉庫,做到降本增效,需要掌握的知識和方法,也會越來越多。

16. 多問如果

無論管理什麼樣的倉庫,我們要多問一些如果。如果收貨場地不夠,如果沒有雨棚,天下雨了,如果卸貨時,托盤不夠用了,如果叉車沒電或沒油或出現故障了,如果收貨時出現多貨少貨破損了,如果上架時,沒有合適的庫位,或庫位不夠用…每個環節,我們如果提前考慮過若干可能出現的如果,那麼,我們就能按事先設定的流程走下去,輕鬆應對,否則就處理不好,我也不需要再舉過多的例子…如果揀貨時找不到貨怎麼辦,如果複核時出現多貨少貨怎麼辦…多問如果,有備無患。

17. 每日複製

你可能沒有碰到過停電,斷網的事,但不代表不存在或一直不會發生。所以資料的儲存,備份就是以防萬一,有備無患。經驗告訴我,每天把當天的庫存資料,出入庫資料複製一分到本地上肯定是有這個必要的,記得幾年前,員工揀貨到庫位就是找不到貨,後來檢視昨天的資料,才找出了原因,所以多一個備份,在出現問題時,會多一個查詢原因的依據。我們每天匯出當天的資料系統反應相對比較快,每天的入庫資料和每天的出庫資料都匯出來形成流水賬,會有利於資料核對,統計和分析。但如果長時間才導一次,比如說導一個月的資料,我們就會比較卡,所以每日複製,有備無患!

18. 一分為二法

倉庫管理工作中,會經常到用到“1/2法”,這裡的1,是一個整體,一批到貨,一項操作,一件事,一塊區域的概念,而1/2法,簡單的可以理解為任何物流作業環節,任何區域和貨品都可以透過一分為二的方法去思考如何最佳化管理,提高效率。

倉庫管理中,貨物有大小之分,有輕重之分,有貴重之分,正品與次品之分,有條碼與無條碼之分,暢銷與滯銷之分,…以及現場管理,要做到已完成與未完成工作區分,已檢驗與未檢驗一目瞭然。

當時要給六十幾家門店發貨,採用的是播種法發貨,如果發到最後一家的時候,發現多一件少一件就要重新一家一家複核,這個複核工作量很大,所以為了減少出錯之後的複核工作量,就可以採用一分為二法,一部分人發前面30家,一部分人發後面30家,錯了既能區分責任,複核工作量也減少很多,因為第一部分錯了對第二部分沒有影響。 從生活中來講,北京汽車單雙號限行其實也是一分為二法的應用。

從管理的角度,比如說10個人一起完成某項工作,你可以分成5人一小組,這樣通常會比10人一起幹,效率高。另外一分為二,還可以有助於“先進先出”,把一個揀貨位一分為二,要求先揀某一側,一側揀完才能揀另一側,當某一側揀完的時候,進行補貨,揀補分開,且做到了先進先出。

19. 四個正確

做好物流管好倉庫,需要做到四個正確,即:將正確的貨物,以正確的方式,在正確的時間,送到正確的地點。何為正確的貨物,從倉庫管理角度看,可以理解為品名,質量,數量正確,做到了先進先出;正確的方式,可理解為發貨包裝用料,包裝方式及選用運輸方式做到了節能環保;正確的時間,可理解為不早送不晚送,不等待不延誤,倉庫角度看,就是從儲存區補貨到揀貨區比較及時,沒有補得過早佔用揀貨區巷道,也沒有延誤,影響揀貨;正確的地點,就是貨品到達存放位置準確,不會產生二次搬運。在倉庫中,就是不該放在某個位置的貨品就不能放在這個位置。

20. 倉儲裝置

倉儲技術裝置是指倉庫進行生產和輔助生產作業以及保證倉庫作業安全所必需的各種機械裝置和設施的總稱。結合書本知識,我認為倉庫中至少會涉及如下裝置:

1,裝卸搬運機械裝置;

2,輸送裝置;

3,揀選裝置;

4,分貨裝置;

5,儲存裝置;

6,檢測計量裝置;

7,流通加工裝置;

8,包裝裝置;

9,資訊處理系統裝置;

10列印裝置;

11清潔裝置;

12通風恆溫裝置;

13辦公裝置等等。

隨著科技的發展,裝置的自動化程度將越來越高,而要合理的利用,使用好這些裝置,還是離不開人,離不開懂業務的人,懂裝置的人!

21.EXCEL習慣

工作中,我發現很多人用EXCEL有些不太好的習慣,1是填充顏色整行整列的填充,一定要改掉這種習慣,不要一整列或一整行去填充顏色,最好是自動填充;2是學會精細,為什麼叫精細,細,一是代表細節,二是代表細小,標題行不要設定太寬,可以換行,讓同一介面能展現更多的內容;3工作統計的資料最好不要用插入批註,批註的內容是不便提取計算的;4是養成凍結視窗的習慣,尤其資料量大的時候,看下面的資料還能看到標題;5同一表格儘可能同一字型格式,同一字型大小,相對內容來講標題行可以顯目一些。

22.函式三劍客

用EXCEL製作表格,統計與分析資料,會不會使用函式,工作效率是截然不同的,尤其會不會使用vlookup,sumif,countif這三個函式,和很多人一樣,我也是這三個函式的受益者,這裡做一個簡單的介紹,VLOOKUP是匹配函式,匹配什麼貨品的庫位,條碼,地址,價格等各種資訊是用VLOOKUP;SUMIF是求和函式,求某種貨品累計的採購量,入庫量,發貨量是用SUMIF;COUNTIF是計數函式,求某種貨品累計的入庫次數,發貨次數,在庫有多少庫位是用COUNTIF。

23.ABC分開法

我們很多人一定了解庫存管理ABC分類法,不瞭解的百度一下也能知道。但很少有人聽說過ABC分開法,這是我這些年應用較多的方法之一,可以提高倉庫容積率,以及盤點效率和準確率的一種方法,尤其是在倉庫場地不夠,快要爆倉時,最適合用這種方法。這裡的A就是近期兩週需要的(方便揀貨),B就是兩週到一個月需要的(給A補貨),C就是至少一個月後才可能需要的(B的替補)。A區巷道很寬,B區巷道相對要窄一些,C區是幾乎不留巷道。BC分開法,主要就是把短期不需要的C類庫存,甚至是長期都不需要的貨物,打包組託上架,放到遠一點,高一點的地方。比如說某種貨品庫存總數1000,平均一個月才發100,至少有500可以認定為C類庫存,可以把這些庫存密集儲存,不留過道來節約場地,遇到爆倉的時候,這些貨品可以暫時移出週轉倉庫,在安全保證的情況下甚至可以用雨布蓋好露天存放。

倉儲匠人的數十個工作心得(一):做庫存賬、倉庫視覺化……

24.設錯法

設錯法是檢驗與提高員工誠信度與責任心的最佳方法,也是我在管理工作中的常用方法。我在面試員工的時候,會準備兩組相同的文字和資料,然後對其中一組進行許多修改,不仔細是看不出來的,我讓面試的人員找出有哪些地方有不同,來判斷這個人的細心度。我下面部門之間的貨物交接,我時常故意多放一箱,或拿走一箱,看接收的部門是不是能及時發現如實反饋,不能發現說明收貨人有問題,發現了不反饋說明誠信度有問題。揀貨員揀貨之後,交給複核的人員,我也會在揀貨車上拿走一件或多放一件,看複核人員能不能正確處理。盤點的時候,盤點單據上把貨品的庫存數打印出來,但我可能把數量改動一下,看盤點人員會不會按實數填寫,還是照寫數量。

倉儲匠人的數十個工作心得(一):做庫存賬、倉庫視覺化……

25. 編號法

編號法,一直是被我認為是提高效率的最佳方法之一,在三方物流的分貨現場,如果能用不同的編號,代表不同的城市,比如說1代表北京,2代表天津,3代表廣州…。。分貨的時候不需要記城市名,只需要識別1,2,3…即可。某傳統倉庫,有數百種品牌各種型號的衛浴產品,沒有庫位管理,員工要一週左右才能上手揀貨,幾乎全憑記憶,如果用1,2,3,…來分別代表不同的產品,在每堆貨上都貼有1,2,3。。。揀貨時識別1,2,3…即便是剛來的員工也能揀貨。

26. 四會

這裡的四會,是指會做,會說,會寫,會教。因為在部隊,要成為一名優秀的班長,就需要做到四會。所以,進入工作崗位,我也是這麼要求自己的。後來,我當主管,當經理,我對下面的組長也是這樣要求的,讓他們在管理本組,帶領本組同事完成任務的時候,自己首先要做到這四會。自己部門關鍵崗位的工作會做,發現問題不好的現象會說,自己部門的操作流程會寫,自己掌握的方法,操作要領教,對下屬不保守,做到會教,這樣的組長才是合格的管理者。

倉儲匠人的數十個工作心得(一):做庫存賬、倉庫視覺化……

未完,待續......

作者 | 葉劍

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