時機管理:如何充分發揮時間的價值?我們需要抓住時機來行動

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今天分享的書籍是《

管理》。

丹尼爾·平克,未來學家、趨勢專家,TED大會特邀演講嘉賓,連續四次入選“全球50位最具影響力的商業思想家”榜單。全球知名的演講經紀公司華盛頓演講局簽約演講家,與該公司簽約的還有美國前總統里根、英國前首相撒切爾夫人、美國前國務卿鮑威爾、美聯儲前主席格林斯潘。

這是一個時間碎片化的時代,如何充分發揮時間的價值,是每個人都關注的問題。過去,我們提倡的方法叫時間管理,這套方法的本質是自我管理:教你如何按照時間制定工作計劃,如何在規定時間內爭分奪秒地完成工作。丹尼爾·平克認為選擇“何時去做”,這個時機其實是一門科學,在不同的時機行動,事情的結果將大不相同。

他的這本《時機管理》涵蓋了經濟學、人類學、時間生物學和社會心理學等等領域的近700項研究,這本書不僅點破了時機背後的智慧,更為我們呈現了智慧背後的科學分析,同時,它給到的方法非常具體也非常科學,很實用。

時機管理:如何充分發揮時間的價值?我們需要抓住時機來行動

1、時機管理是基於個人的精力管理

不知道大家有沒有這種困擾,大家都說早睡早起身體好,老師、老闆都喜歡學生或員工一早就出現。但你可能會說,我早上就是起不來啊。作者說,這可能不是你的問題,而是時間安排出了問題。

平克提出了一個全新的視角,我們安排時間

順從天性。一天之中,有些時候你的創造能力、你的精神活躍度都比較高,而在另一些時間段咱們的大腦就昏昏沉沉的,低落情緒。作者告訴我們,我們的情緒和認知能力都是存在生物鐘的。

康奈爾大學的兩位社會學家專門去研究了Twitter,Twitter上的資料量非常大,研究者們就蒐集了上面240萬名使用者釋出的5億條資訊,來分析字詞之間傳達出的情緒起伏。他們發現,人們每天的情緒變化其實是有一定波動規律的,很多人在清晨和上午感到活力四射、積極充實又充滿希望,這是一天中積極情緒的高峰,到了下午這種情緒會直線下降到低谷,傍晚時又會再次反彈,情緒逐漸會回升到一個較好的水平。

另一組研究中也發現了類似的情緒規律,2013年紐約大學對2100多家上市公司的會議進行分析,結果非常有意思。早上開會,你是積極樂觀的,下午開會,你可能變得消極、易怒、暴躁。

1、三種晝夜節律

作者根據睡眠時間將人們的晝夜節律劃分為了三種時間型別:雲雀、貓頭鷹和第三種鳥。其中,雲雀是早間型,就是早起很輕鬆,白天充滿活力,晚上卻非常疲憊;貓頭鷹是夜間型,起的晚,到了下午或傍晚才會迎來精力的高峰。還有第三種鳥,這種既不是純粹的雲雀,也不是純粹的貓頭鷹,而是處於中間,其實根據研究咱們大多數人都屬於第三種鳥。這種差異主要是遺傳基因決定的,每個人的時間型別是不同的。

同時,一個人隨著年齡的變化,他的時間型別可能也會變化。比如,一個人可能10歲的時候是一隻小云雀,等到十幾歲到20歲,可能就變成了貓頭鷹。如何判斷你屬於哪種時間型別呢?下面有測試題,大家可以看看。

【時間型別測試問題】

你通常幾點睡覺?

你通常幾點醒來?

你的睡眠時間的中間點是幾點?(例如,如果你通常在晚上11:30分左右入睡,並在早上7:30分醒來,那麼你的睡眠中間點就是凌晨3:30分。)

【時間型別判斷說明】

如果你的睡眠中間點在凌晨12點~凌晨3點,那麼你屬於雲雀型別;

如果你的睡眠中間點在凌晨3點~凌晨6點,那麼你屬於第三種

如果你的睡眠中間點在凌晨6點~上午12點,那麼你屬於貓頭鷹。

這三種鳥實際上各有特徵,並不存在誰好誰壞,只是不同型別的人他們每天的認知和情緒高峰到來的時間點不同而已。重要的在於工作任務和你的時間型別要匹配,只有將人與任務完美地結合起來,才能最大程度地提升效率。當我們清楚了自己在哪些時間段情緒、創造力、智力,是高還是低,我們就知道應該在什麼時候做什麼事。

就是說,如果你是雲雀,就比較適合在早晨,也就是你的認知能力最強的時候來做分析和邏輯型任務,而到了下午和傍晚,這段情緒下降時期,你可以更多地去做一些洞察或創意類的任務。

如果你已經工作了,你可以想一想你最主要的工作是什麼型別,分析型還是創造型?你在處理這些工作的時候是在什麼時間呢?和你自己的晝夜節律相匹配嗎?如果你還在上學,那麼你可以想一想每天的課程安排和學習安排是否和自己的晝夜節律一致?我們應該在合適的時間做合適的事情,這樣才會事半功倍。

2、學會休息

休息可以調節情緒,但更重要的是要學會休息。休息也是有時機的,什麼時候休息效果最好呢?一些學校讓學生們要艱苦奮鬥,說是為了要提高學生的考試成績,以這個名義大幅減少了學生的休息時間。但哈佛大學的研究表明,如果每個小時之後都有一次休息,考試成績實際上在一天內就能得到改善。

首先,我們先來區分一下休息的兩種型別,一個是警覺性休息,一個是恢復性休息。什麼是警覺性休息呢?也就是在做高風險事件之前,主動地暫停行動,檢查所有指令,防止出錯。

杜克大學醫學中心的研究人員研究了大約9萬例手術,在這之後,他們發現了麻醉失誤在上午9點出現的機率約為1%,而下午4點則達到了4。2%,下午的晝夜節律降低了醫師的警覺性, 影響了他們在醫療麻醉這種複雜任務中的發揮。

為了改善這種情況,杜克大學醫學中心特別增加了警覺休息,在所有手術之前,全體醫護人員會一起靜默暫停,重新核對患者的資訊和狀況,並再次確認手術步驟。自從用了這種方式以來,這裡的醫療質量顯著提升。

而恢復性休息,是在低谷期到來之前,我們應該花些時間休息,恢復性休息的作用主要是幫助我們把低谷期的情緒和認知能力恢復到一個良好的水平,避免低谷期的到來。

小學生在下午參加數學考試的分數,會顯著低於在上午參加考試的分數。但是顯然,我們無法保證所有的考試都安排在上午。那麼研究者提出了另一種

效的補救措施,就是讓這群小學生在下午考試前休息二三十分鐘,用來“吃喝閒聊”,結果他們的分數並沒有下降,反而提高了,而且效果很明顯,相當於多上了三週的課。

大量的研究和實驗都證實了工作和學習間隙增加恢復性休息的重要性。在被試者休息的前後分別測試他們的工作效率和情緒,研究人員發現,休息後的工作效率比休息前顯著提升,被試者在休息後積極情緒會增加,而消極情緒則會顯著降低。

那麼,我們該如何休息呢,這個答案並不唯一,找到適合你自己的才好。作者在書中提供了幾個幫助我們休息的方法。

比如,你每工作20分鐘,可以看向6米以外,大概持續個20秒,這樣可以幫助你保持專注。每工作1小時,你可以站起來散散步、做個俯臥撐,或者找別的同事聊聊天,聊點工作以外的事,這樣能有效減輕壓力,改善情緒。或者乾脆出門走走,花幾分鐘擁抱一下大自然。除此之外,你還可以放下你手裡的手機、電腦這些電子產品,讓身心徹底擺脫工作,採用冥想、控制呼吸等方式,來一次恢復性休息。

除了恢復性休息之外,午餐休息也非常重要。午餐以及午餐休息,對改善工作狀態、提升效率非常重要。而且,最有幫助的午餐休息還有兩個必不可少的要素。第一個是“自主”,也就是我可以在午餐時間

做什麼、怎麼做、什麼時候做擁有控制權。第二個是一定要從複雜任務中抽身出來,如果你邊看電腦邊吃飯的話,並不會達到休息的效果,反而還會對消化系統造成壓力,如果能夠離開辦公室環境,出去吃個午飯,效果可能更好。

書中還提到,小睡可以很好避免低谷時期的昏昏沉沉。研究表明,午睡能夠改善認知表現,並且促進身心健康。

NASA的一項著名的研究發現,飛行員在小睡後,反應時間縮短了34%,警覺性提高了2倍。這項研究還分析了1993年至1997年義大利所有交通事故的資料,他們發現,在下午上班和夜班之前小睡一會兒,能讓義大利警察發生交通事故的機率降低一半。

但小睡不宜過長,有效率的理想小睡時間通常在10~20分鐘。因為人的睡眠是有慣性的,睡了不願意醒,而醒來昏昏沉沉的感覺又會持續很長時間,但是20分鐘以內的小睡就沒有慣性,醒來後就特別精神,可立即投入工作。

最後,喝點咖啡也是不錯的選擇。咖啡因大約需要25分鐘才能進入血液,我們可以利用這段時間去休息。當小睡結束時,在咖啡因起效的時候醒來,又可以從咖啡因中獲得第二次助推。所以喝一份濃縮咖啡,然後休息10~20分鐘,是防治嗜睡和提高表現的理想方法。

2、把握3種重要的時間節點

接下來我們聊聊在一個較長的時段,乃至在一生的時間中,各種象徵著起點、中間點和終點的這些重要時機會對我們產生什麼影響,以及我們應該如何來把握它們。

1、起點效應

平克指出了起點在事情發展的整個程序中有非常重要的作用,並且這種作用會一直影響到終點。那麼起點效應一般會在哪些情況下起作用呢?

首先,正確“開始”。就是每一天從何時開始,我們的安排最好是能結合自身的時間節律來決定。孩子在進入青春期的那一刻開始,他的生物鐘會發生一個顯著的變化:睡得更晚,醒得更晚。對於大多數的中學生而言,他們時間型別都是典型的貓頭鷹,這種規律會一直持續到二十出頭。

然而全世界大部分的高中都沒有考慮貓頭鷹的時間節律,高中的課程並沒有比小學延後,甚至一天的計劃安排開始得更早,這是把10歲以下的小云雀的課程表,也用在十幾歲的青少年身上。這樣造成的結果就是很多青少年被剝奪了睡眠,承受了嚴重的健康風險,也會影響學生們的學習成績。

其次,重新開始。如果我們不幸地遭遇了失敗,應該採用什麼方法來重新開始?沃頓商學院的三位學者發現,“節食”這個關鍵詞的谷歌搜尋量在新年的第1天會發生顯著的增長,比平常的日子高出80%左右。而且在每個月和每週的第1天,節食的搜尋量也會顯著攀升。

所以我們可以利用這些日期來結束一個週期,進入下一個週期,翻開全新的一頁。這些時間地標為我們打開了一個新的心理賬戶,把過去的留在過去,擺脫過去的不足和所犯的錯誤,你會對全新的更好的自己充滿信心,這個現象稱為“新起點效應”。

比如,有一位美國作家,名叫伊莎貝爾·阿連德,她有一個習慣,就是總在1月8日開始寫新小說。因為在1981年的1月8日,她給病危的爺爺寫了一封信。這封信成為了她第一部小說《幽靈之家》的基礎。從那時開始,她就總是挑同一日期來寫新小說,1月8日就成為了阿連德啟動每個寫作專案的時間地標。

這對於我們來說意味著什麼呢?給平常日子賦予一種個人意義,也可以帶給人們力量重新開始。怎麼做呢?你可以找出那些對自己有特殊意義的日子,比如孩子的生日,然後把它們作為時間地標,可以幫助抹去錯誤的開始,重新開始。

2、半途效應

我們中年危

、油膩的中年人是我們常說是的論調。升職困難、中年失業、來自同齡人的壓力、上有老下有小的負擔,這些問題壓得中年人喘不過氣。的確,中年是人類在身體上、情感上和存在意義上最大的一箇中間的低潮期。

諾貝爾經濟學獎獲得者安格斯·迪頓發現美國幸福感隨年齡的分佈曲線,是一個U型,也就是兩邊高中間低,這也印證了中間點低潮。在這個曲線中,二三十歲的年輕人的幸福感最高,而四十歲會有一個顯著的下降,在55歲之後幸福感會再次上升。這種中年低潮產生的原因有三個原因。

第一,是我們沒有能夠達到之前對自己的預期,對生活懷有深深的失望。第二,是這種中年的低潮,它可能是一種生物學的現象,是一種不可改變的自然規律。因為科學家對大猩猩也做了類似的研究,他們評估了不同年齡大猩猩的快樂程度,也發現了類似的U型曲線。第三,是在中間的階段,我們不像剛開始時那麼充滿幹勁,也沒有臨近終點的壓力,於是在不知不覺中,就放鬆了對自己的要求,開始走捷徑和偷工減料。

那麼怎樣順利地度過一個個U型曲線的低點,化解“半

效應”帶來的中年危機呢?平克為我們提供了5個辦法,這5個辦法可以幫我們在中間低潮期重新啟用活力:

第一,設立中期目標。將大目標分成小步驟。比如,當你在減肥,避免中途沒有動力了,這種時候應該設立一箇中期目標,或者是近期目標,在進行中的時候,不要想著我離終點還有多少距離,而是要把注意力集中在完成眼前這個中期的小目標上。

第二,公開表決心。一旦你定好了中期目標,就要敢於公開表明決心,讓別人來監督你的目標,會更能幫助你堅持到底。

第三,保持未完成。作家海明威,他在每次寫作時,會在一個句子的中間停筆,用這種不完整的感覺給他第二天的寫作製造動力。

第四,累

打卡。

第五,利他心態。想象一位你的工作能夠幫助到的具體的人。可能原本你的低潮是在困惑,“我該怎麼繼續”,而當你想象一個具體的人,你的注意力會變成“我該如何幫助別人”,這時你的低潮會變成火花。這會幫助我們提升工作的使命感和投入度,在中間點重新獲得繼續工作的動力。

3、峰終效應

事實上,各種經歷、專案、學期、談判以及人生階段的結局,都會以3種可預見的方式影響我們的行為。

第一,“終點”能夠激發我們的潛能,讓我們更拼一點。一般來說,39歲的你和40歲的你在生理上並不會有顯著的差異。然而,科學家發現,每當我們接近一個10年的末尾時,有些東西就會召喚著我們的大腦,喚醒它,改變我們的行為。在首次參加馬拉松比賽的人中,29歲、39歲、49歲的比例高達48%。在人的一生當中,最有可能參加第一次馬拉松的年齡是29歲。29歲的人跑馬拉松的可能性比28歲或30歲的人要高出兩倍。更有意思的是,接近一個10年的尾聲似乎也加快了跑者的速度。經常跑馬拉松的人在29歲時和39歲時比他們前後兩年的成績都要好。

第二,“終點”會以一種需要警惕的方式影響我們的生活,影響我們對於生命體驗的定義、評價與回憶。比如,當我們在吃飯、看電影和度假的時候,我們的評價通常不是評價整個過程,而是依據某些時刻,尤其是結束時的感受來做評價。

書中提到了一項實驗。3位耶魯大學的研究人員虛構了一個叫吉姆的人,並且給他的故事編寫了不同的版本。當然,在所有版本中,相同的是,吉姆都是一家公司的CEO,但生活軌跡不同。

在一個版本中,吉姆壓榨員工,惹人討厭,而且30年來一貫如此。但就在快退休的時候,他突然變得慷慨大方,給員工漲工資,還開始向各種慈善機構捐款。6個月後,他死於突發性心臟病。

在另一個版本中,吉姆幾十年來,都是一位善良慷慨的CEO,把員工的福利看得比自己的經濟利益更重要,他還經常向當地慈善機構捐款。但是,當他快退休時,他的行為卻出現了巨大的改變,他開始剋扣員工的福利,也不給慈善機構捐款了。同樣,6個月後,他死於突發性心臟病。

研究人員要求受試者分成兩組,分別評價這兩種劇本下吉姆的道德品質。出乎意料的是,多數受試者評價的標準並不是30年來一貫的表現,而是臨終時的表現。

研究人員把這種現象稱為“臨終偏見”,這種 “臨終偏見”說明我們存在一種傾向,就是相信人們真實的自我會在最後時刻展露出來,即使他們在生命的大部分時間裡表現的是一個完全不同的人。從這點來看,能夠拉長時間評價人事物,可能是一種很需要錘鍊的人生智慧。

第三,先抑後揚,我們人類喜歡的是美好結局。簡而言之,如果生活註定要給我們一個好訊息、一個壞訊息,我們多半會希望先聽到壞訊息。知道我們有這樣的傾向,就可以幫助我們理解自己的行為,並改善與他人的互動。

時機管理:如何充分發揮時間的價值?我們需要抓住時機來行動

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