採購怎麼避免替"申購人"背鍋?

一個申購人提交了一個“指定供應商”申請。“指定供應商”的原因可選項有如下幾個:

1、客戶指定;

2、專有技術或專利;

3、時間緊急,沒有足夠的時間尋源;

4、基於業務延續性;

5、專案特殊要求,當前唯一可用供應商。

這個申購人選擇了

“客戶指定”

這一項。但是在展開描述時卻一個字都沒提是哪家客戶指定,在什麼背景下等等這些支援資訊。相反,他不斷強調專案時間多麼多麼緊張,希望選擇合作過的熟悉的供應商,以便於快速開展專案。。。

申購人的領導一路綠燈放行,即使工作流的提示部分用紅字寫著:請申請人提供“指定供應商”的證據。請申請人的審批領導驗證核實“指定供應商”的必要性。

到了採購這一關了,採購小D的審批日誌是這樣寫的:

1、透過採購緊急尋源,發現由於專案本身的特殊性以及部分工作需要在疫區開展,僅有供應商ABC願意承接此專案;

2、本專案一期就是與供應商ABC合作的。考慮到業務延續性和快速開展專案的需要,同意指定專案一期供應商ABC;

3、供應商ABC已經介入專案二期的啟動工作。

採購負責人看到這,眉頭緊鎖地寫了一段評語把工作流退回給了採購小D:

“請核實指定供應商的首要因素是“客戶指定”,“專案時間緊急”,“業務延續性”,還是“專案特殊要求,當前唯一可用供應商”?如果是客戶指定,請核實相關證據。另外,在指定供應商流程沒有被批准之前,供應商ABC已經介入專案啟動不符合流程。請申請人知悉並且避免類似情況的發生。”

過了一會,採購負責人覺得還是不放心,把採購小D叫過來了。。。

採購負責人:這個工作流申請人是以“客戶指定”為由提起指定供應商申請的,你核實過嗎?他在描述中一個勁兒地強調專案時間緊張。明顯文不對題啊!

採購小D:這個專案的時間確實很緊張,加上涉及到在疫區工作,想承接專案的供應商寥寥無幾。

採購負責人:你能站在使用者的角度考慮問題,這個很好!但是,你不能替他們背鍋啊!採購負責人的語氣變得嚴肅起來。

採購小D:啊?我只想快速推進流程,沒想那麼多。。。

採購負責人:你看,申請人是以“客戶指定”為由提起指定供應商申請的,你就應該首先圍繞著“客戶指定”這件事進行核實。如果申請人的描述不是圍繞著“客戶指定”的,你需要核實具體什麼情況——是申請人選錯項了,還是有其他的情況。如果核實“客戶指定”無誤,你直接稽核透過就可以了,也不用寫其它文字。採購的核實工作需要聚焦。

而現在的情況是:你的文字像是在給申請人背書,而且維度上和內容上比他寫出來的還多。

打個比方吧,

申請人說因為原因A(客戶指定)需要指定供應商,他解釋的時候其實說了原因B(專案緊急)。然後你說因為原因C(專案的特殊性——部分工作需要在疫區開展),和原因D(業務延續性的需要),所以同意指定供應商申請。

這樣一來缺乏圍繞著“客戶指定”這個原因進行核實的邏輯上的一致性。更關鍵的是:

你沒有必要寫更多與申請人指定供應商初衷不相關的理由為申請人背書

。申請人的領導負責核實指定供應商在業務上的必要性(有必要開展這個業務嗎?有必要指定供應商嗎?),你(採購)的角色和職責是核實指定供應商的合理性:

1、應該指定供應商嗎?

2、應該指定這家供應商嗎?

3、這家供應商的價格合理嗎?

採購小D:老闆,您說得有道理!我都沒想這麼多。我馬上去和申請人核實“客戶指定”的證據。。。工作流好不容易批到這,就不退回申請人了行嗎?

採購負責人:按照流程,是要把工作流退回申請人的。

採購怎麼避免替"申購人"背鍋?

不過還是那句話:你能站在使用者的角度為他們著想是非常值得肯定的!但是,

請避免無謂的替使用者背鍋

——你替他們改正了錯誤,他們根本不知道,還以為他們做的是對的,甚至覺得我們幫他們做的就是應該的。這樣不僅害了他們,也害了你自己,更有可能損害了採購部的形象和口碑——使用者以為採購就應該是這樣的。

誰犯的錯誤誰需要首先意識到,然後承擔相應的責任和採取一些列行動——改正錯誤 (Correction),糾正錯誤 (Corrective Action),並且制定行動方案避免再次發生 (Preventive Action)。

就你這個case來說,我建議你至少把發生的一切告訴他們,告訴他們我批評你了,我不怕做黑臉。關鍵是不要讓他們覺得這樣做是對的。另外,請他們好好學習一下采購流程,意識到採購合規的重要性——效率和成本!

總結一下,採購怎麼避免替使用者背鍋?

第一、精通採購流程;

第二、明確採購的角色和職責;

第三、聚焦關鍵問題,不為使用者背書;

第四、發現不符合流程的情況,及時與使用者溝通改正,必要時升級;

第五、沒有特殊情況,嚴格按章辦事;

第六、時刻扮演培訓師的角色——幫助使用者瞭解、熟悉採購流程,幫助使用者做Q&A。

流程是採購對內的護城河。你的流程體系構建好了嗎?執行的怎麼樣?

作者:盧山 來源:盧山說精進

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