崗位分離,加強內審,完善企業現金內部控制管理 | 財智觀點

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現金是企業資本運動的起點也是終點,其流動性強且具有同其他業務廣泛的聯絡性。在經濟活動中,由於現金內部控制制度不健全而存在的現金管理混亂、坐支、白條抵庫、收支流程不規範等問題,極易導致現金的流失以及挪用、公款私存、侵佔等風險。

結合企業自身經營管理實踐,建立一套切實可行的現金管理內部控制制度,對於貨幣資金的管理規範化、防止不必要的損失等有重要價值。企業對現金進行管理,一方面需要嚴格遵守國家有關現金管理制度的規定,另一方面則需要從內部入手,建立嚴格的內部控制體系。

案例:現金管理控制為何如此重要?

現實中,企業各部門之間的關係交錯、複雜,進行現金管理的目的,就是讓現金在流動性和收益性之間進行平衡,讓企業各部門的意見得到統一,既要使現金流可以保證經營活動的正常發展,又要降低持有現金過多而帶來的機會成本。

之所以需要建立現金管理的內部控制體系,是為了讓企業內部形成一套規範的經營管理理念,尤其將重要的現金流放在核心位置,制定一系列

相互聯絡、相互制約、相互監督的制度、措施和方法

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如果不進行現金管理內部控制,會出現怎樣的問題?以一個案例說明。

某企業主要經營水果套袋(以下簡稱“果袋”),涉及生產和收購。截至2018年3月財務報告顯示:投資者共投入827萬元資金,其中固定資產投資394。41萬元,用於生產、經營的資金404。17萬元,發生經營虧損(含潛在虧損) 365。15萬元。

資料顯示:該企業的果袋總產量為5,665。032萬個,果袋總銷售量為1,596。0715萬個,果袋報損237。54萬個,果袋應收款83。34萬元,收回38。37萬元,未收回44。97萬元,共收購果袋1073噸,果袋短缺損耗122噸,經營果袋虧損151。72萬元,墊付收購資金無法收回23。37萬元,產品銷售費用65。67萬元,管理費用62。24萬元,協助綠金果業收購橘子虧損6。41萬元。

這家企業原本是當地的明星企業,可是為何短短几年卻出現嚴重虧損?表面上的原因,是領導層決策失誤,急功近利,盲目擴大生產線,導致資金週轉不靈。2016年該企業在資金鍊較為緊張時盲目購入13條生產線,生產任務鎖定在1億個,結果生產果袋5,665萬個,積壓在庫達4,000多萬個,直接導致了企業現金流的緊張。

同時,為了推廣產品,該企業高層向業務員制定了完全無法實現的銷售任務,為了達成目的,業務員積極放寬信用政策,採取賒銷、部分收取貨款的辦法。業務員這樣做僅僅是為了完成任務,結果渠道商為此提出了各種不合理的要求,導致業務員謊報、瞞報銷售量的情況非常嚴重。

更深層次的原因,則是

內部現金管理漏洞百出

。為了達成目標,業務員的賒銷、部分收取貨款方式已經讓企業無法正常收回資金;瞞報、謊報銷售業績,更加導致所謂的利潤都只是虛假的資料。

同時,企業

對現金管理的約束非常鬆散

。農民購買果袋支付現金是交給業務員的,但業務員沒有主動將貨款轉回企業;但企業已經收到訂單就將產品發出,結果這種惡性迴圈越來越嚴重,看似企業訂單量頗高,但實際上收回的現金非常有限。

類似事情在很多企業身上都有所體現。沒有建立嚴格的先進內部現金管控體系,導致企業現金管理一片混亂,最終讓企業走上了倒閉的路。

如何建立良好的現金管理內部控制程式

為了避免現金管理一團混亂,企業必須建立完善的內部控制體系。企業應按照以下程式,規範現金管理。

首先,

授權要符合要求

。明確每個部門、每個員工的現金授權範圍,財務人員必須拒絕超過範圍的支出。

其次,

明確現金申請單的內容

。在填寫申請單時,註明款項用途、金額、用款單位及其時間等,經辦人員必須在原始憑證上籤章,經辦部門負責人稽核原始憑證並簽字蓋章。隨後,財務部門主管或授權人員進行稽核,確認憑證的完整性。簽字蓋章以後,才能進行現金收款或現金付款憑證的傳遞。

第三,

確保收款正確及時

。庫管人員進行發貨前,必須由財務人員再次進行稽核,確認現金收款或現金付款已經完畢或符合協議說明,對現金收款或現金付款憑證以及所附原始憑證加蓋“收訖”或“付訖”戳記,並簽字蓋章以示收付。庫管人員沒有收到財務人員的收付憑證附件,不得進行貨物出倉。

第四,

明確崗位分離控制

。不相容的崗位,必須指定不同的人負責,不可一人身兼多個崗位,以此實現相互牽制、相互監督的作用。例如,現金收支與記賬分離(即出納不得登記日記賬),現金收支與編制記賬憑證分離(即出納不得編制記賬憑證)。企業應根據實際情況,結合成本和效益設定崗位,並進行相關崗位人員的委任與招聘。

最後,

加強內部審計

。企業應建立獨立的內部審計小組,以月度、季度、年度為單位,對現金管理進行審計。內部審計是企業自我評價的一種活動,及時發現內部控制的漏洞和薄弱環節,要求相關負責人說明情況的同時,對現金管理體系提出最佳化建議。

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