雲吶|固定資產管理新模式達到資產的全生命週期管理

長期以來, 企業的固定資產管理狀況都是相對比較雜亂的,我們嘗試實行大量的固定資產管理模式,嘗試轉變這一資產管理的常見問題。在這類方式中,“資產標籤卡”+EXCEL表格記錄是相對比較流行的方式。

首先,把企業中的所有資產資料記錄到EXCEL表格中,包括資產名稱、購買日、使用日期、存放地點、使用人、金額、折舊額等資料;然後在每一個固定資產上貼上固定資產的名稱、固定資產名稱、人員、用人單位、用人單位等資料,便於日後區分和盤點;最後,如果資產進行了一些操作,例如報廢、折舊、修理、借記等,需要人工將其輸入到EXCEL表格中,以確保資料的實時性。

雲吶|固定資產管理新模式達到資產的全生命週期管理

一段時間內,這無疑是一種現代化的、可落地的管理模式,在一定水平上明確了權責認定,緩解了部分資產盤點的工作量,減少了部分資產損壞、損失的情況,在節省企業固定資產的資金投入和資產損失方面,也可以看到一些效果。

但隨著企業規模的不斷髮展擴大,資產愈來愈多,資產愈來愈多,這種“資產標籤卡”+EXCEL表格記錄方式,也暴露了許多問題:

1、資產卡片不會自動更新資料,過了一段時間,使用人員和使用部門就會發生變化。此外,手寫的資產卡片,隨著時間的推移,會發生字跡模糊等一連串問題。

2、資產經常使用,使用者和部門經常更換,而且有個別損壞和報廢的情況,同時折舊額每個月都會變化,這類折舊額需要手工更新到EXCEL表格,工作量大,一旦出錯,就會發生資產去向不明、折舊金額錯誤等一連串問題。

3、資產多,盤點起來費力費力,而且容易出錯,很難做到賬實一致。

4、不能對資產丟失、損壞等情況進行追責,推諉扯皮狀況屢見不鮮,大部分損失是企業承擔的。

雲吶|固定資產管理新模式達到資產的全生命週期管理

基於這種背景,雲吶帶來固定資產管理系統,採用條碼/RFID技術,達到固定資產管理的一物一碼管理、二維碼資料和後臺資料同步更新的方式。

一次貼碼,一勞永逸

該系統將為每一個固定資產生成獨特的條碼碼,然後用條碼印表機列印標籤。標籤內容包括:資產名、條碼碼、使用人、使用部門等,實時人、物、碼資料動態繫結,例如,資產使用人和使用部門轉換為PDA,可以實時呈現新的資料。

資產的全生命週期管理

該系統包括資產入庫、領用、退回、借、還、修、調、轉存、報廢和清理等操作,結合條碼碼,可以達到資產的全生命週期管理。此外,資產資料動態更新,不需要人工輸入變更,例如資產狀態、折舊額、使用人、使用部門等。

明確職責

透過條碼碼和後臺資料同步更新,可以有效避免固定資產與實際使用人不一致的情況,當固定資產發生損壞、丟失等問題時,權責明確,不推諉。

盤點容易

PDA掃碼盤點方式,可快速讀取資產資料,並將所讀取的資料與系統資料庫進行比對,及時處理正常或異常資料,避免重複盤點或錯盤。該系統自動記錄盤點資料,如有帳實不符,系統會自動告警。清點完畢,形成盤點、盤盈、盤虧報表。

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